PERSURATAN

STANDAR OPERATING PROCEDURE

PERSURATAN

Tujuan

Tujuan SOP ini adalah memberi panduan yang jelas untuk sub bagian tata persuratan dalam mengelola dokumen surat menyurat di seluruh universitas.

Ruang Lingkup

Ruang Lingkup SOP Persuratan meliputi:

1. Jenis Surat
2. Distribusi Surat
3. Otorisasi Penerimaan dan pengiriman surat
4. Dokumen yang digunakan
5. Unit yang terlibat

Definisi:

SOP Persuratan adalah kegiatan dokumentasi surat masuk dan keluar pada tingkatan universitas dan mendistribusikannya pada orang atau unit yang berkepentingan.

Pengguna

Pengguna SOP ini Sub Bagian Tata Persuratan

Prosedur

1. Surat Masuk Internal

1. Mencatat tanda terima surat masuk
2. Mengklasifikasikan surat masuk menurut unit organisasi
3. Menyampaikan surat tersebut pada hari yang sama ke pimpinan

2. Surat Masuk eksternal

1. Mencatat tanda terima surat masuk
2. Mengklasifikasikan surat masuk menurut unit organisasi
3. Menyampaikan surat tersebut pada hari yang sama atau paling lambat keesokan harinya ke unit organisasi yang berkepentingan.

3. Surat Keluar Eksternal

1. Surat keluar yang dilakukan oleh bagian persuratan adalah surat untuk lingkup rektorat (rektor, pembantu rektor)
2. Mencatat Pengiriman surat

Referensi

Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia No. 390 tahun 2004 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Jogjakarta

Alur Kerja

Kegiatan	Unit						Waktu	Dokumen
	Bagian Penyusunan Anggaran	Program Studi/Jurusan	Fakultas	Pembantu Rektor II	Rektor	Senat Univ.
1. Surat Masuk Internal
Mencatat tanda terima surat masuk
Mengklasifikasikan surat masuk menurut unit organisasi
Menyampaikan surat tersebut pada hari yang sama ke pimpinan
2. Surat Masuk eksternal
Mencatat tanda terima surat masuk
Mengklasifikasikan surat masuk menurut unit organisasi
Menyampaikan surat tersebut pada hari yang sama atau paling lambat keesokan harinya ke unit organisasi yang berkepentingan.
3. Surat Keluar Eksternal
Surat keluar yang dilakukan oleh bagian persuratan adalah surat untuk lingkup rektorat (rektor, pembantu rektor)
Mencatat Pengiriman surat