KESEKRETARIATAN

Sekretarismu sangat menentukan keberhasilan rencana-rencanamu dan

kalau saja dia mau, bisa saja dia menghancurkanmu lebih cepat

daripada pesaing-pesaingmu ataupun aturan-aturan lainnya” ~ pram220509

~*~

“Salah satu elemen dalam kegiatan kemahasiswaan adalah kesekretariatan atau populer dikenal sebagai tugas seorang sekretaris. Bidang yang satu ini sangat identik dengan hal-hal yang berbau administrasi, surat-menyurat dan hal-hal lain yang sering dianalogikan tugas juru ketik yang dengan mulianya mengurusi surat, arsip, membuat proposal, menyelesaikan laporan pertanggung jawaban dimana keseluruhan kegiatan tersebut adalah salah satu unsur penunjang pelaksanaan suatu kegiatan. Akan tetapi, faktanya saat ini antusiasme rekan-rekan mahasiswa mulai menurun untuk terlibat dalam bidang ini, bahkan kalah nge-trend dibandingkan dengan bidang-bidang kegiatan yang lainnya.”
“Benar!!! Apakah karena pergerakannya yang selalu hanya di belakang layar? Padahal mungkin saja hal itu akibat fenomena kurang paham akan fungsi dan asyiknya kesekretariatan. Sebaiknya janganlah memandang dari satu sisi saja serta mengabaikan fakta besarnya peranan kesekretariatan. So, kenapa hal ini mesti dibiarkan terjadi dan bagaimana menyikapinya? Demikianlah keadaan yang selama ini berlangsung dan semoga kesadaran membawa perubahan yang berarti! Selanjutnya selamat menikmati kejelasan apa itu?… Dari edisi pertama mengungkap dunia administrasi kesekretariatan organisasi kemahasiswaan.”

“Jatuh bangun dunia ini salah satunya ditentukan

dari kemampuan mengatur komunikasi informasi ~ pram160506”

Sexy Secretary

”Apabila kita mencari seorang sekretaris setidak-tidaknya dia adalah seorang bodyguard, seorang pengawal gerbang, seorang diplomat, ataupun seorang yang berjiwa jenderal (Mafia Marchiavelli)”

DEFINISI
Banyak buku-buku hasil pemikiran para pelopor perkembangan manajemen ilmiah memberikan batasan yang berbeda mengenai administrasi dan sering memberikan pemahaman yang rumit untuk membedakan antara definisi administrasi dan manajemen.
“Secara klasik, manajemen adalah ilmu atau seni tentang bagaimana menggunakan sumber daya secara efisien, efektif dan rasional untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya (Muninjaya, 2004)”
Istilah administrasi berasal dari kata latin ”ad + ministered” yang mempunyai pengertian membantu, melayani, atau memenuhi. Administrasi (Administration atau Administratie) adalah rangkaian kegiatan penataan yang dilakukan oleh sekelompok orang melalui usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.
“Administrasi adalah ilmu atau seni yang mempelajari kerjasama sekelompok orang dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan bersama (White)”
Sedangkan Kesekretariatan dapat diartikan sebagai keseluruhan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran (surat-menyurat) dan tugas-tugas bantuan lainnya dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi.
Oleh karena itu pengertian Administrasi Kesekretariatan adalah keseluruhan proses pelaksanaan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan tugas-tugas bantuan lainnya, dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi.
Lazim pula diIndonesia bahwa penggunaan administrasi kesekretariatan dapat digantikan dengan kata ketatausahaan. Tata Usaha berarti segenap rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, mengendalikan, mengirim dan menyimpan informasi atau keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerjasama (Liang Gie).

”Empat aktor utama Organisasi adalah Kepemimpinan, Kesekretarian,

Keuangan dan Sumber Daya ~ pram160506”

POKOK PIKIRAN
Dari pembahasan pengertian diatas, maka dapat disarikan beberapa pokok pikiran dalam Administrasi Kesekretariatan antara lain :
1. Rangkaian Penataan
Ciri yang membedakan kegiatan administrasi umumnya dengan aktivitas lainnya yang dilakukan sekelompok       orang. Ketatausahaan merupakan proses penyelenggaraan dan penyediaan keterangan adalah wujud rangkaian dari beberapa kegiatan dan tidak mungkin bersifat tunggal. Adapun bentuk-bentuk pola penataan, yaitu

1. Merencanakan (Planning)
2. Menyusun (Arranging)
3. Menghimpun (Collecting)
4. Mencatat (Recording)
5. Mengolah (Processing)
6. Mengendalikan (Controlling)
7. Mengirim (Transfering)
8. Menyimpan (Filing)

2. Sekelompok Orang (Organisasi)
Merupakan unsur terpenting dalam kehidupan administrasi kesekretariatan khususnya dan organisasi pada umumnya. Berupa kumpulan sumber daya manusia dengan jumlah minimal dua orang dan maksimal tidak terbatas.
3. Usaha Kerjasama
Adalah upaya bersama yang dilakukan sekelompok orang dalam suatu organisasi untuk suatu maksud tertentu dan tidak akan berhasil apabila hanya dilakukan oleh satu orang saja. Didalam usaha kerjasama ini akan tampak suatu hierarki organisasi, perencanaan program dan arah kebijakan yang jelas.
4. Orientasi Tujuan
Yang dimaksud dengan tujuan dalam administrasi kesekretariatan adalah orientasi dengan perbuatan-perbuatan nyata untuk memenuhi pencapaian target yang diperjuangkan bersama, berupa kebutuhan rohani dalam pemberian jasa dan kebutuhan jasmani (kualitas output).
Dengan demikian tampak jelas bahwa Administrasi Kesekretariatan tidak hanya sekedar pekerjaan membuat, mengirim dan menyimpan surat-surat saja. Akan tetapi lebih dari itu yang meliputi segenap proses penyelenggaraan, penataan dan penyusunan pekerjaan yang menunjang kehidupan organisasi untuk mencapai suatu tujuan.
Dari pokok-pokok pikiran tersebut, maka dapat digambarkan proses penerapan Administrasi Kesekretariatan, yakni sebagai berikut :

TUJUAN
Pelaksanaan Administrasi Kesekretariatan memiliki tujuan antara lain :

1. Memperlancar lalu-lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik internal maupun eksternal.
2. Mengamankan rahasia organisasi.
3. Mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi organisasi yang berguna bagi kelancaraan pelaksanaan fungsi manajemen.

FUNGSI
Adapun fungsi dasar Administrasi Kesekretariatan adalah sebagai berikut :

1. Mengadakan pencatatan atau recording semua kegiatan manajemen.
2. Sebagai alat pelaksanaan pusat ketatausahaan.
3. Pengendali informasi internal dan eksternal organisasi
4. Sebagai alat komunikasi organisasi.
5. Sebagai alat pelaksana pemegang rahasia organisasi.
6. Sentral teknologi transfer informasi.
7. Sebagai pusat dokumentasi atau master file.

Dengan demikian dapat dipahami bahwa segala kegiatan yang diselenggarakan dalam administrasi kesekretariatan adalah berhubungan dengan rangkaian kegiatan penataan yang  berfungsi sebagai unsur penunjang kelancaran untuk mencapai tujuan organisasi.
Keseluruhan fungsi utama Ketatausahaan tersebut haruslah dilaksanakan dalam suatu sistem yang telah disepakati bersama dalam suatu organisasi. Hal ini disebabkan prioritas betapa pentingnya peranan administrasi kesekretariatan dalam fungsi sebagai sumber informasi dan gambaran pertanggungjawaban kelak. Hendaknya juga dalam prakteknya kehidupan nyata suatu organisasi, kegiatan penunjang ini dilaksanakan dengan menerapkan prinsip efisien, efektif, rasional dan produktif.
RUANG LINGKUP
Secara sederhana, maka dapat dijabarkan ruang lingkup umum kegiatan administrasi kesekretariatan adalah meliputi :

1. Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan tugas pekerjaan surat-menyurat yang meliputi perencanaan, pembuatan, penerimaan, pencatatan, pengolahan, pendisposisian, pendistribusian, dan penyimpanan surat.
2. Menyelenggarakan tata hubungan komunikasi secara internal maupun eksternal organisasi dengan tetap berada dalam satu kesatuan komando.
3. Menyelenggarakan dan mengatur pertemuan atau rapat-rapat.
4. Menyelenggarakan kegiatan organisasi yang bersifat rahasia.
5. Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu atau kunjungan.
6. Menyelenggarakan pengaturan aktivitas sekretariat sebagai tempat organisasi.
7. Menyelenggarakan tugas bantuan lain yang bersifat menunjang dan menyediakan fasilitas teknologi transfer informasi, terutama untuk mengkoordinasikan pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan pokok organisasi.

PRINSIP
Berikut ini beberapa prinsip dasar sebagai pedoman guna menjalankan kegiatan administrasi kesekretariatan dengan baik adalah antara lain :

1. Jelas. Memiliki maksud, tujuan dan arah yang tepat guna dan masuk akal.
2. Sederhana. Ciptakan proses administrasi kesekretariatan yang praktis.
3. Fleksibel. Bersifat tidak kaku dan memungkinkan adanya improvisasi.
4. Bermetode. Dilandasi perhitungan matang demi tercapainya tujuan.
5. Sistem Kesatuan. Berada dalam suatu lingkaran sistem komando organisasi.

TATA LAKSANA
Dalam pembahasan kali ini, fokus dari pembahasan penatalaksanaan Administrasi Kesekretariatan adalah mengenali, mengerti dan memahami hal-hal yang mencangkup penjelasan dinamika peranan dari Sekretaris, seluk-beluk kegiatan surat-menyurat, penanganan ekspedisi surat, pengarsipan dokumen organisasi dan sistem transfer informasi.
Dinamika Sekretaris
Secara tidak langsung dalam kesuksesan perjalanan suatu organisasi sangat tergantung dari peran yang dilakoni oleh individu seorang Sekretaris beserta perangkat sumber daya kesekretariatannya. Seorang Sekretaris adalah aktor utama sebagai konseptor (Initiator) dalam dunia ketatausahaan dimana dalam melakukan kewajibannya haruslah  didukung anggota kesekretariatan yang bertindak sebagai pekerja (Worker) dan memiliki fasilitas sekretariat organisasi atau teknologi penunjang lainnya.
Pada dasarnya, pekerjaan Sekretaris dapat dibagi menjadi tiga tugas, yaitu :
1. Tugas Rutin
Adalah tugas-tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi tanpa menunggu instruksi khusus dari pimpinan atau sudah harus dilaksanakan tanpa menunggu waktu, sesuai dengan yang telah diterapkan dalam uraian deskripsi tugas yang meliputi :

1. Menyusun dan mengurusi surat (Korespondensi).
2. Menata arsip dokumen (berkas).
3. Menerima dan melayani tamu organisasi.
4. Mengatur jadwal acara kegiatan internal dan eksternal organisasi.
5. Menyiapkan pembuatan laporan kegiatan organisasi.

2. Tugas Instruksi
Ialah tugas-tugas yang tidak selalu dilaksanakan oleh Sekretaris setiap hari, tetapi hanya dilakukan oleh sekretaris bila ada instruksi khusus dari pimpinan.
3. Tugas Kreatif
Merupakan tugas atas prakarsa Sekretaris, yakni tanpa diminta atau diperintah oleh pimpinan. Tugas ini merupakan hasil pertimbangan sekretaris tentang perlu tidaknya sesuatu hal dikerjakan, sehingga dapat membantu kelancaran pencapaian tujuan organisasi dan meringankan beban pekerjaan pimpinan yang meliputi :

1. Membuat perencanaan program kerja.
2. Pemantapan kepribadian dan pengembangan diri.
3. Efisiensi dan efektifitas pekerjaan.
4. Memahami peraturan atau keadaan organisasi tempat bekerja

Bagian kedua dari empat edisi tulisan Saya yang akan berusaha membahas secara mendalam mengenai dunia administrasi kesekretariatan dalam suatu organisasi kemahasiswaan. Kenapa Saya menuliskan bidang yang satu ini? Karena banyak hal yang sudah Saya dapatkan terutama pengalaman-pengalaman menarik selama berkiprah di dunia organisasi dan kemahasiswaan, sampai muncul anekdot di angkatan Saya bahwa Pram spesialis sekretaris selain umumnya juga sering di plot sebagai Humas dalam suatu kegiatan. Sehingga Saya pun merasa perlu membuat suatu sumbangsih bagi dunia yang sudah mem-besarkan kiprah Saya selama ini dengan menuliskannya. Bahkan karena tulisan-tulisan inilah, Saya berkesempatan menjadi pembicara Diklat Kepemimpinan dan Manajemen Mahasiswa baik tingkat Fakultas, Universitas bahkan Nasional.
Nah senang khan jd……organisatoris……selalu bisa berbuat banyak utk teman!
Admistrasi Surat

Pengertian Surat
Surat adalah media tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain yang berfungsi untuk menyampaikan informasi berita dan alat komunikasi. Surat merupakan faktor utama ketatausahaan guna memperlancar tercapainya tujuan organisasi. Oleh karena itu, surat harus dibuat dengan baik agar tidak terjadi bias komunikasi dan salah informasi yang dapat merubah pandangan berbagai pihak terhadap organisasi.

Fungsi Surat
Fungsi-fungsi dari surat adalah sebagai berikut :

1. Sebagai alat komunikasi tertulis.
2. Pedoman untuk bertindak dan mengambil keputusan.
3. Duta perwakilan dari suatu organisasi.
4. Sebagai indikator pengukur kegiatan organisasi
5. Dokumentasi tertulis dari suatu organisasi.

Prinsip Surat
Dalam realitas kehidupan suatu organisasi yang ingin memiliki administrasi kesekretariatan yang baik, maka diperlukan penerapan prinsip surat (7C), yaitu :

1. Lengkap (Completeness)
2. Ringkas (Conciseness)
3. Pertimbangan (Consideration)
4. Konkrit (Concreteness)
5. Jelas (Clarity)
6. Sopan (Courtesy)
7. Benar (Corectness)

PraSyarat Surat
Adapun prasyarat surat yang baik adalah sebagai berikut :

1. Jelas siapa yang dituju dan siapa pengirimnya.
2. Terang dan jelas apa maksud surat tersebut.
3. Kalimat dan bahasanya harus tepat, yaitu bahasa Indonesia yang baku, gaya bahasa yang lugas, tegas, sopan dan hormat.
4. Menyajikan fakta yang benar dan lengkap.
5. Tidak menggunakan singkatan-singkatan yang tidak lazim.
6. Tidak menggunakan kata-kata yang tidak lazim dan kurang dimengerti masyarakat.
7. Singkat, sederhana dan efisien

Bentuk Surat
Salah satu hal yang menentukan serasi atau tidaknya surat adalah bentuk surat yang digunakan. Kesesuaian bentuk surat akan menimbulkan kesan yang baik bagi penerima surat. Terdapat berbagai macam bentuk surat dalam surat menyurat resmi, yaitu :

1. Bentuk Resmi (Official Style)
2. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)
3. Bentuk Lurus (Block Style/Modified Block Style)
4. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) ; jenis yg lazim digunakan
5. Bentuk Sederhana (Simplified Style)
6. Bentuk Lekuk (Indented Style)
7. Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph)
8. Bentuk Lurus dengan Perihal atau ”Pokok Surat” (Subject Notice)

Sifat dan Derajat Surat
Sifat surat menurut keamanannya dapat dibedakan menjadi :
1. Surat Sangat Rahasia
Surat yang informasinya memerlukan tingkat pengamanan yang sangat tinggi dan hanya boleh diketahui oleh pihak yang berhak menerima. Biasanya dipakai untuk dokumen, dan naskah yang sangat erat hubungannya dengan keamanan negara.
2. Surat Rahasia
Surat yang informasinya memerlukan tingkat pengamanan tinggi, erat hubungannya dengan keamanan kedinasan dan hanya boleh diketahui oleh pihak yang berwenang.
3. Surat Terbatas
Surat yang informasinya terbatas hanya boleh diketahui beberapa pihak yang ditentukan oleh pengirim sebelumnya, isinya mengandung kepentingan yang mengikat dan memerlukan tindak lanjut.
4. Surat Terbuka (Biasa)
Surat yang informasinya boleh diketahui banyak pihak, tidak memerlukan pengamanan khusus dan tidak perlu untuk ditindak lanjuti.
Sedangkan derajat surat berdasarkan urgenitas penyampaian dan penyelesaiannya, yaitu sebagai berikut :
1. Surat Sangat Segera (Kilat)
Derajat surat yang isinya harus segera diketahui oleh penerima dan realisasi penyelesaiannya harus secepatnya dilakukan pada kesempatan pertama.
2. Surat Segera
Derajat surat yang maksudnya harus segera diketahui atau ditanggapi oleh penerima.
3. Surat Biasa
Tidak memerlukan prioritas dalam penyampaian dan penyelesaiannya.
Jenis Surat
Macam-macam surat menurut :
1. Wujud :

1. Kartu Pos
2. Telegram
3. Warkat Pos
4. Surat Pengantar
5. Surat Bersampul
6. Pengumuman
7. Memorandum
8. Nota

2. Tujuan :

1. Surat Pemberitahuan
2. Surat Susulan
3. Surat Perintah
4. Surat Keputusan
5. Surat Permintaan
6. Surat Laporan
7. Surat Pengantar
8. Surat Perjanjian
9. Surat Panggilan atau Undangan
10. Surat Penawaran

3. Isi :

1. Surat Pribadi
2. Surat Edaran
3. Surat Dinas
4. Surat Niaga
5. Surat Sosial

4. Keamanan :

1. Surat Biasa (Terbuka)
2. Surat Terbatas
3. Surat Rahasia
4. Surat Sangat Rahasia

5. Urgensi penyampaian dan penyelesaian :

1. Surat Biasa
2. Surat Segera
3. Surat Sangat Segera (Kilat)

6. Penanganan ekspedisi :

1. Surat Masuk
2. Surat Keluar

7. Jangkauan :

1. Surat Internal
2. Surat Eksternal

Bagian Surat

Urutan sederhana bagian-bagian dari suatu surat resmi adalah sebagai berikut :

1. Kepala (Kop) Surat
Surat resmi biasanya ditulis pada kertas yang memiliki kop surat yang disusun dengan lay-out yang menarik, tetapi harus tetap sesuai standar baku organisasi tersebut. Pada kepala surat dapat dicetak hal-hal yang merupakan identitas organisasi, yaitu :

1. Nama Institusi atau Kepanitiaan.
2. Alamat atau sekretariat organisasi.
3. Nomor telepon, Contact Person, Faximile, Website, Homepage dan Email.
4. Lambang Institusi atau Kepanitiaan.

Kertas berkepala surat hanya bisa dipakai untuk kepentingan organisasi, tidak perkenankan untuk kepentingan pribadi. Perseorangan yang dalam keadaan tertentu menggunakan kertas kop haruslah mencoret terlebih dahulu keterangan identitas pada kop surat tersebut untuk menandakan surat itu tidak mewakili organisasi.
2. Nomor Surat
Setiap surat resmi hendaknya diberi nomor dengan tujuan untuk :

1. Memudahkan pengarsipan surat.
2. Memudahkan perhitungan jumlah surat keluar atau masuk dalam periode tertentu.
3. Menunjukan sumber dalam kegiatan surat-menyurat dengan merujuk nomor surat yang dibalas atau ditindaklanjuti.

Melalui rangkaian kode nomor surat dapat diketahui jenis dan klasifikasi surat tanpa perlu membaca isinya. Penomoran surat umumnya bervariasi sesuai dengan kebijaksanaan organisasi atau kepanitiaan tersebut. Umumnya rangkaian nomor surat terdiri atas nomor urut, kode internal atau eksternal, bulan, dan tahun pembuatan surat. Adapun contoh penomoran surat adalah sebagai berikut :

Posisi nomor surat ada dua jenis, yaitu :

1. Dalam surat berperihal, maka nomor surat ditempatkan di bagian kiri atas surat, tepat di bawah kepala surat.
2. Dalam surat berjudul, maka nomor surat diletakkan di bawah judul surat.

3. Tanggal Surat
Penulisan tanggal untuk surat resmi yang memakai kepala surat adalah tidak wajib diawali dengan nama kota, karena telah tercantum pada kepala surat. Penulisan tanggal, bulan dan tahun mutlak tidak boleh disingkat atau divariasikan, dan nama bulan tidak boleh diganti dengan angka.
4.   Lampiran
Dokumen yang merupakan satu kesatuan dengan surat pengantarnya. Lampiran diletakkan di bagian kiri atas, dibawah nomor surat. Yang dicantumkan hanya jumlahnya (halaman atau eksemplar). Namun pada isi surat disampaikan juga bahwa surat tersebut ada lampirannya dan isi dari lampiran tersebut.
5.   Hal atau Perihal
Sebagai petunjuk tentang masalah pokok surat yang identik fungsinya dengan judul. Surat yang biasanya ditulis dengan sistem judul, misalnya surat keputusan, surat perjanjian, surat perintah, dan surat penugasan. Ada juga surat yang ditulis baik dengan sistem judul maupun perihal, misalnya surat permohonan, surat undangan, dan surat edaran. Adapun beberapa ketentuan penulisan perihal, yaitu :

1. Perihal surat tidak boleh ditulis dengan huruf kapital karena huruf kapital hanya dipakai untuk judul surat. Juga berperan menjadi pembeda antara surat yang memiliki perihal dengan surat yang memiliki judul.
2. Pada akhir perihal tidak diberi tanda titik.
3. Bila kalimat perihal lebih dari satu baris, maka jarak pengetikan antar baris adalah satu spasi.

6.   Alamat Tujuan
Kata yang terhormat atau disingkat Yth. Biasa dipakai jika surat ditujukan kepada seseorang yang dihormati atau jika surat ditujukan kepada seseorang dengan menuliskan nama jabatannya yang diikuti nama organisasi. Tetapi bila ditujukan kepada suatu organisasi tidak perlu dibubuhi Yth. Pada akhir setiap baris, termasuk baris terakhir yang berisi nama kota (daerah) tidak diberi tanda titik.
7.   Isi surat

1. Pendahuluan (kalimat pembukaan isi surat wajib ditulis singkat dan jelas)
2. Isi pokok (uraian lugas sebagai inti isi surat)
3. Penutup (kalimat yang mengakhiri isi surat)

8.   Kaki atau Penutup Surat

1. Nama Jabatan Penandatangan.
2. Nama Terang Penandatangan, ditulis dengan cetak tebal dan digaris bawah, tanpa kurung buka dan tutup.
3. NIP (Nomor Induk Pegawai) atau NIM (Nomor Induk Mahasiswa), seyogyanya diwajibkan keberadaannya sebagai identitas.
4. Cap (Stempel) Institusi atau Kepanitiaan
5. Tembusan, ditujukan pada pihak-pihak yang berwenang, memerlukan atau berhubungan dengan isi surat.

Penanganan Surat
Penanganan Surat Masuk Dan Surat Keluar
Penanganan surat adalah kegiatan pemprosesan surat yang dimulai dari penerimaan surat masuk, pengolahan atau penyelesaiannya sampai dengan surat tersebut disimpan sebagai arsip. Sedangkan untuk surat keluar dimulai dari perintah atau instruksi pembuatan surat sampai surat-surat tersebut dikirimkan dan tindasannya disimpan.

Keterangan :

• Surat masuk setelah diterima oleh petugas penerima surat selanjutnya surat dipilah-pilah menjadi surat pribadi dan surat dinas.
• Kemudian diserahkan pada sekretaris untuk dilakukan pencatatan atau pengagendaan. Adapun contoh kolom Buku Agenda Surat Masuk adalah sebagai berikut :

• Kemudian surat dibaca pimpinan untuk didisposisikan yang biasanya dibubuhkan di bagian kiri bawah yang kosong atau di bagian kiri atas sebelum salam pembuka.
• Apabila surat telah selesai diolah, surat didistribusikan sesuai disposisi.
• Selanjutnya diserahkan kepada Kesekretariatan untuk disimpan dan dicatat lagi dalam form arsip surat masuk. Adapun form arsip surat masuk adalah sebagai berikut :

Keterangan :

• Pimpinan memberikan instruksi kepada sekretaris untuk membuat surat.
• Setelah menerima perintah, sekretaris membuat dan menyusun konsep surat sesuai dengan permintaan dan persetujuan pimpinan.
• Setelah konsep surat disetujui, sekretaris melakukan penomoran dan pencatatan surat pada buku agenda surat keluar. Adapun contoh kolom Buku Agenda Surat Keluar adalah sebagai berikut :

• Konsep surat diserahkan pada bidang kesekretariatan untuk diketik.
• Surat yang telah selesai diketik diserahkan pada sekretaris untuk dilakukan pengecekan kembali. Jika ada kesalahan, surat diserahkan kembali kepada kesekretariatan untuk diperbaiki.
• Surat yang telah siap akan diserahkan kepada pimpinan untuk ditandatangani.
• Surat yang telah ditandatangani dilipat dan dimasukkan ke sampul dan diserahkan kepada ekspeditor untuk dicatat dalam buku ekspedisi dan selanjutnya dikirim. Adapun contoh kolom Buku Ekspedisi adalah sebagai berikut :

• Arsip surat diserahkan kepada kesekretariatan untuk disimpan dan dicatat dalam form arsip surat keluar. Adapun Form Arsip Surat Keluar adalah sebagai berikut :