REPUBLIKA.CO.ID,JAKARTA--Bagi anda pria yang hobi mengobrol di ponsel, mungkin anda harus mengurangi kebiasaan anda itu bila ingin memiliki keturunan.
Para peneliti dari Queen University, Kanada, menemukan bahwa penggunaan ponsel bisa menurunkan kualitas sperma dan mengantar pada penurunan kesuburan.
Tim itu menemukan bahwa gelombang elektromagnetik yang dipancarkan oleh telepon genggam memiliki hubungan kesatuan dengan hormon pria.
"Penemuan kami sedikit membingungkan. Kami berharap menemukan hasil berbeda, tetapi hasil yang kami temukan menunjukkan bahwa bisa ada mekanisme menarik saat bekerja," kata Dr Rany Shamoul, pemimpin penelitian, seperti dikutip Daily Mail.
Tim peneliti menemukan bahwa para pria yang dilaporkan menggunakan ponsel memiliki tingkat sirkulasi tetosteron lebih tinggi tetapi mereka juga memiliki tingkat hormon pelutein (luteinizing hormone/LH) lebih rendah.
Hormon itu merupakan hormon reproduktif yang dikeluarkan oleh kelenjar pituitari di dalam otak.
Para peneliti berpikir bahwa gelombang elektromagnetik yang dipancarkan oleh ponsel bisa memiliki dua aksi pada tingkat hormon dan kesuburan pria.
Gelombang elektromagnetik bisa meningkatkan jumlah sel-sel dalam testis yang menghasilkan testosteron, bagaimanapun juga itu juga bisa menurunkan tingkat hormon pelutein yang dikeluarkan oleh kelenjar pituitari.
Hal itu bisa menghalangi perubahan testosteron yang lebih aktif, bentuk kuat dari testosteron yang dikaitkan dengan produksi sperma dan kesuburan.
Dr Shamloul menyimpulkan lebih banyak di penelitian mendalam yang dibutuhkan untuk memeriksa cara tepat di mana gelombang elektromagnetik mempengaruhi kesuburan pria.
Penelitian itu muncul hanya dua bulan setelah para pengguna ponsel di Inggris disarankan oleh pemerintah untuk mengirim SMS atau menggunakan perangkat "hands free" daripada menelepon.
Departemen kesehatan Inggris mengatakan hal itu akan mengurangi para pengguna dari paparan radiasi yang dipancarkan oleh perangkat itu.
Dalam pembaruan pertama untuk selebaran Ponsel dan Kesehatan Inggris sejak tahun 2005, dinas kesehatan menambahkan riset lebih lanjut diperlukan dalam pengaruh jangka panjang penggunaan ponsel.
Mereka menyatakan belum ada "bukti jelas mengenai efek merugikan kesehatan" dari penggunaan ponsel atau dari pemancar telepon.
Mereka menambahkan:"Sebagaimana orang hanya menggunakan ponsel selama bertahun-tahun yang relatif sedikit, HPA (Health Protection Agency) menyarankan dilakukan lebih banyak riset, terutama untuk menyelidiki apakah kemungkinan ada pengaruh jangka panjang.
Senin, 23 Mei 2011
Lima Tanda Hubungan Tak Bisa Diteruskan
Setelah masa “bulan madu” terlewati dalam sebuah hubungan, kini saatnya melakukan evaluasi. Apakah sebuah hubungan layak diteruskan atau malah diakhiri?
Berikut ini tanda-tanda suatu hubungan menemui jalan buntu, seperti yang dikutip dari Suite 101:
1. Tak ada lagi kemesraan
Jangankan berbagi kemesraan, Anda dan pasangan bahkan merasa bosan saat berduaan. Anda dan pasangan malah sibuk sendiri, tanpa saling memperhatikan. Hubungan pun menjadi dingin dan hambar.
2. Sulit mencari topik pembicaraan
Komunikasi mulai berkurang. Anda dan pasangan seakan merasa tak ada lagi topik yang bisa dibicarakan. Anda lebih suka menceritakan kegiatan keseharian Anda kepada orang lain ketimbang ke pasangan.
3. Tak ada humor
Anda malas bahkan muak mendengar leluconnya. Anda menilai humornya hanyalah sekadar cara yang salah untuk menarik perhatian Anda.
4. Lingkungan tidak setuju
Lingkungan terdekat Anda seperti keluarga dan sahabat tak bisa berhubungan baik dengan pasangan. Sering kali Anda merasa harus memilih antara keluarga dan si dia.
5. Kehilangan kepribadian
Saat bersama si dia, Anda tak merasa seperti diri Anda sendiri. Yang biasanya periang dan suka becanda, Anda mendadak jadi pendiam dan sunyi, saat berada di samping pasangan.
Jika Anda merasakan kelima tanda di atas, sebaiknya ajak pasangan berbicara dari hati ke hati. Benarkah hubungan yang Anda jalankan layak untuk dipertahankan? Atau hanya menjadi beban? Jangan sampai Anda dan pasangan menyia-nyiakan waktu terlalu lama.
Selamat berbahagia!
Berikut ini tanda-tanda suatu hubungan menemui jalan buntu, seperti yang dikutip dari Suite 101:
1. Tak ada lagi kemesraan
Jangankan berbagi kemesraan, Anda dan pasangan bahkan merasa bosan saat berduaan. Anda dan pasangan malah sibuk sendiri, tanpa saling memperhatikan. Hubungan pun menjadi dingin dan hambar.
2. Sulit mencari topik pembicaraan
Komunikasi mulai berkurang. Anda dan pasangan seakan merasa tak ada lagi topik yang bisa dibicarakan. Anda lebih suka menceritakan kegiatan keseharian Anda kepada orang lain ketimbang ke pasangan.
3. Tak ada humor
Anda malas bahkan muak mendengar leluconnya. Anda menilai humornya hanyalah sekadar cara yang salah untuk menarik perhatian Anda.
4. Lingkungan tidak setuju
Lingkungan terdekat Anda seperti keluarga dan sahabat tak bisa berhubungan baik dengan pasangan. Sering kali Anda merasa harus memilih antara keluarga dan si dia.
5. Kehilangan kepribadian
Saat bersama si dia, Anda tak merasa seperti diri Anda sendiri. Yang biasanya periang dan suka becanda, Anda mendadak jadi pendiam dan sunyi, saat berada di samping pasangan.
Jika Anda merasakan kelima tanda di atas, sebaiknya ajak pasangan berbicara dari hati ke hati. Benarkah hubungan yang Anda jalankan layak untuk dipertahankan? Atau hanya menjadi beban? Jangan sampai Anda dan pasangan menyia-nyiakan waktu terlalu lama.
Selamat berbahagia!
Sejarah Merah Putih copyan dr kk Amos
Bila kita melihat deretan bendera yang dikibarkan dari berpuluh-puluh bangsa di atas tiang, maka terlintas di hati kita bahwa masing-masing warna atau gambar yang terdapat di dalamnya mengandung arti, nilai, dan kepribadian sendiri-sendiri, sesuai dengan riwayat bangsa masing-masing.
Demikian pula dengan bendera merah putih bagi Bangsa Indonesia. Warna merah dan putih mempunyai arti yang sangat dalam, sebab kedua warna tersebut tidak begitu saja dipilih dengan cuma–cuma, melainkan melalui proses sejarah yang begitu panjang dalam perkembangan Bangsa Indonesia.
1. Menurut sejarah, Bangsa Indonesia memasuki wilayah Nusantara ketika terjadi perpindahan orang-orang Austronesia sekitar 6000 tahun yang lalu datang ke Indonesia Timur dan Barat melalui tanah Semenanjung dan Philipina. Pada zaman itu manusia memiliki cara penghormatan atau pemujaan terhadap matahari dan bulan. Matahari dianggap sebagai lambang warna merah dan bulan sebagai lambang warna putih. Zaman itu disebut juga zaman Aditya Candra. Aditya berarti matahari dan Candra berarti bulan. Penghormatan dan pemujaan tidak saja di kawasan Nusantara, namun juga di seluruh Kepulauan Austronesia, di Samudra Hindia, dan Pasifik.
Sekitar 4000 tahun yang lalu terjadi perpindahan kedua, yaitu masuknya orang Indonesia kuno dari Asia Tenggara dan kemudian berbaur dengan pendatang yang terlebih dahulu masuk ke Nusantara. Perpaduan dan pembauran inilah yang kemudian melahirkan turunan yang sekarang kita kenal sebagai Bangsa Indonesia.
Pada Zaman itu ada kepercayaan yang memuliakan zat hidup atau zat kesaktian bagi setiap makhluk hidup yaitu getah-getih. Getah-getih yang menjiwai segala apa yang hidup sebagai sumbernya berwarna merah dan putih. Getah tumbuh-tumbuhan berwarna putih dan getih (dalam Bahasa Jawa/Sunda) berarti darah berwarna merah, yaitu zat yang memberikan hidup bagi tumbuh-tumbuhan, manusia, dan hewan. Demikian kepercayaan yang terdapat di Kepulauan Austronesia dan Asia Tenggara.2. Pada permulaan masehi selama 2 abad, rakyat di Kepulauan Nusantara mempunyai kepandaian membuat ukiran dan pahatan dari kayu, batu, dan lainnya, yang kemudian ditambah dengan kepandaian mendapat pengaruh dari kebudayaan Dong Song dalam membuat alat-alat dari logam terutama dari perunggu dan besi. Salah satu hasil yang terkenal ialah pembuatan gendering besar dari perunggu yang disebut nekara dan tersebar hampir di seluruh Nusantara. Di Pulau Bali gendering ini disebut Nekara Bulan Pajeng yang disimpan dalam pura. Pada nekara tersebut diantaranya terdapat lukisan orang menari dengan hiasan bendera dan umbul-umbul dari bulu burung. Demikian juga di Gunung Kidul sebelah selatan Yogyakarta terdapat kuburan berupa waruga dengan lukisan bendera merah putih berkibar di belakang seorang perwira menunggang kerbau, seperti yang terdapat di kaki Gunung Dompu.
Sejak kapan bangsa-bangsa di dunia mulai memakai bendera sebagai identitas bangsanya? Berdasarkan catatan sejarah dapat dikemukakan bahwa awal mula orang menggunakan bendera dimulai dengan memakai lencana atau emblem, kemudian berkembang menjadi tanda untuk kelompok atau satuan dalam bentuk kulit atau kain yang dapat berkibar dan mudah dilihat dari jauh. Berdasarkan penelitian akan hasil-hasil benda kuno ada petunjuk bahwa Bangsa Mesir telah menggunakan bendera pada kapal-kapalnya, yaitu sebagai batas dari satu wilayah yang telah dikuasainya dan dicatat dalam daftar. Demikian juga Bangsa Cina di zaman kaisar Chou tahun 1122 sebelum masehi.
Bendera itu terikat pada tongkat dan bagian puncaknya terdapat ukiran atau totem, di bawah totem inilah diikatkan sepotong kain yang merupakan dekorasi. Bentuk semacam itu didapati pada kebudayaan kuno yang terdapat di sekitar Laut Tengah. Hal itu diperkuat juga dengan adanya istilah bendera yang terdapat dalam kitab Injil. Bendera bagi raja tampak sangat jelas, sebab pada puncak tiang terdapat sebuah symbol dari kekuasaan dan penguasaan suatu wilayah taklukannya. Ukiran totem yang terdapat pada puncak atau tiang mempunyai arti magis yang ada hubungnnya dengan dewa-dewa. Sifat pokok bendera terbawa hingga sekarang ini.
Pada abad XIX tentara napoleon I dan II juga menggunakan bendera dengan memakai lambang garuda di puncak tiang. Perlu diingat bahwa tidak semua bendera mempunyai arti dan ada hubungannya dengan religi. Bangsa Punisia dan Yunani menggunakan bendera sangat sederhana yaitu untuk kepentingan perang atau menunjukkan kehadiran raja atau opsir, dan juga pejabat tinggi negara. Bendera Yunani umumnya terdiri dari sebuah tiang dengan kayu salib atau lintang yang pada puncaknya terdapat bulatan. Dikenal juga perkataan vaxillum (kain segi empat yang pinggirnya berwarna ungu, merah, atau biru) digantung pada kayu silang di atas tombak atau lembing.Ada lagi yang dinamakan labarum yang merupakan kain sutra bersulam benang emas dan biasanya khusus dipakai untuk Raja Bangsa Inggris menggunakan bendera sejak abad VIII. Sampai abad pertengahan terdapat bendera yang menarik perhatian yaitu bendera “gunfano” yang dipakai Bangsa Germania, terdiri dari kain bergambar lencana pada ujung tombak, dan dari sinilah lahir bendera Prancis yang bernama “fonfano”.
Bangsa Viking hampir sama dengan itu, tetapi bergambar naga atau burung, dikibarkan sebagai tanda menang atau kalah dalam suatu pertempuran yang sedang berlangsung. Mengenai lambang-lambang yang menyertai bendera banyak juga corak ragamnya, seperti Bangsa Rumania pernah memakai lambang burung dari logam, dan Jerman kemudian memakai lambang burung garuda, sementara Jerman memakai bendera yang bersulam gambar ular naga.
Tata cara pengibaran dan pemasangan bendera setengah tiang sebagai tanda berkabung, kibaran bendera putih sebagai tanda menyerah (dalam peperangan) dan sebagai tanda damai rupanya pada saat itu sudah dikenal dan etika ini sampai sekarang masih digunakan oleh beberapa Negara di dunia.
Tata cara pengibaran dan pemasangan bendera setengah tiang sebagai tanda berkabung, kibaran bendera putih sebagai tanda menyerah (dalam peperangan) dan sebagai tanda damai rupanya pada saat itu sudah dikenal dan etika ini sampai sekarang masih digunakan oleh beberapa Negara di dunia.
3. Pada abad VII di Nusantara ini terdapat beberapa kerajaan. Di Jawa, Sumatra, Kalimantan, dan pulau-pulau lainnya yang pada hakikatnya baru merupakan kerajaan dengan kekuasaan terbatas, satu sama lainnya belum mempunyai kesatuan wilayah. Baru pada abad VIII terdapat kerajaan yang wilayahnya meliputi seluruh Nusantara yaitu Kerajaan Sriwijaya yang berlangsung sampai abad XII. Salah satu peninggalannya adalah Candi Borobudur , dibangun pada tahun 824 Masehi dan pada salah satu dindingnya terdapat “pataka” di atas lukisan dengan tiga orang pengawal membawa bendera merah putih sedang berkibar. Kata dwaja atau pataka sangat lazim digunakan dalam kitab jawa kuno atau kitab Ramayana. Gambar pataka yang terdapat pada Candi Borobuur, oleh seorang pelukis berkebangsaan Jerman dilukiskan dengan warna merah putih. Pada Candi Prambanan di Jawa Tengah juga terdapat lukisan Hanoman terbakar ekornya yang melambangkan warna merah (api) dan warna putih pada bulu badannya. Hanoman = kera berbulu putih. Hal tersebut sebagai peninggalan sejarah di abad X yang telah mengenal warna merah dan putih.
Prabu Erlangga, digambarkan sedang mengendarai burung besar, yaitu Burung Garuda yang juga dikenal sebagau burung merah putih. Denikian juga pada tahun 898 sampai 910 Raja Balitung yang berkuasa untuk pertama kalinya menyebut dirinya sebagai gelar Garuda Muka, maka sejak masa itu warna merah putih maupun lambang Garuda telah mendapat tempat di hati Rakyat Indonesia.
4. Kerajaan Singosari berdiri pada tahun 1222 sampai 1292 setelah Kerajaan Kediri, mengalami kemunduran. Raja Jayakatwang dari Kediri saat melakukan pemberontakan melawan Kerajaan Singosari di bawah tampuk kekuasaan Raja Kertanegara sudah menggunakan bendera merah – putih , tepatnya sekitar tahun 1292. Pada saat itu tentara Singosari sedang dikirim ke Semenanjung Melayu atau Pamelayu. Jayakatwang mengatur siasat mengirimkan tentaranya dengan mengibarkan panji – panji berwarna merah putih dan gamelan kearah selatan Gunung Kawi. Pasukan inilah yang kemudian berhadapan dengan Pasukan Singosari, padahal pasukan Singosari yang terbaik dipusatkan untuk menghadang musuh di sekitar Gunung Penanggungan. Kejadian tersebut ditulis dalam suatu piagam yang lebih dikenal dengan nama Piagam Butak. Butak adalah nama gunung tempat ditemukannya piagam tersebut terletak di sebelah selatan Kota Mojokerto. Pasukan Singosari dipimpin oleh R. Wijaya dan Ardaraja (anak Jayakatwang dan menantu Kertanegara). R. Wijaya memperoleh hadiah sebidang tanah di Desa Tarik, 12 km sebelah timur Mojokerto. Berkibarlah warna merah – putih sebagai bendera pada tahun 1292 dalam Piagam Butak yang kemudian dikenal dengan piagam merah – putih, namun masih terdapat salinannya. Pada buku Paraton ditulis tentang Runtuhnya Singosari serta mulai dibukanya Kerajaan Majapahit dan pada zaman itu pula terjadinya perpaduan antara Ciwaisme dengan Budhisme.
4. Kerajaan Singosari berdiri pada tahun 1222 sampai 1292 setelah Kerajaan Kediri, mengalami kemunduran. Raja Jayakatwang dari Kediri saat melakukan pemberontakan melawan Kerajaan Singosari di bawah tampuk kekuasaan Raja Kertanegara sudah menggunakan bendera merah – putih , tepatnya sekitar tahun 1292. Pada saat itu tentara Singosari sedang dikirim ke Semenanjung Melayu atau Pamelayu. Jayakatwang mengatur siasat mengirimkan tentaranya dengan mengibarkan panji – panji berwarna merah putih dan gamelan kearah selatan Gunung Kawi. Pasukan inilah yang kemudian berhadapan dengan Pasukan Singosari, padahal pasukan Singosari yang terbaik dipusatkan untuk menghadang musuh di sekitar Gunung Penanggungan. Kejadian tersebut ditulis dalam suatu piagam yang lebih dikenal dengan nama Piagam Butak. Butak adalah nama gunung tempat ditemukannya piagam tersebut terletak di sebelah selatan Kota Mojokerto. Pasukan Singosari dipimpin oleh R. Wijaya dan Ardaraja (anak Jayakatwang dan menantu Kertanegara). R. Wijaya memperoleh hadiah sebidang tanah di Desa Tarik, 12 km sebelah timur Mojokerto. Berkibarlah warna merah – putih sebagai bendera pada tahun 1292 dalam Piagam Butak yang kemudian dikenal dengan piagam merah – putih, namun masih terdapat salinannya. Pada buku Paraton ditulis tentang Runtuhnya Singosari serta mulai dibukanya Kerajaan Majapahit dan pada zaman itu pula terjadinya perpaduan antara Ciwaisme dengan Budhisme.
5. Demikian perkembangan selanjutnya pada masa kejayaan Kerajaan Majapahit, menunjukkan bahwa putri Dara Jingga dan Dara Perak yang dibawa oleh tentara Pamelayu juga mangandung unsur warna merah dan putih (jingga=merah, dan perak=putih). Tempat raja Hayam Wuruk bersemayam, pada waktu itu keratonnya juga disebut sebagai keraton merah – putih, sebab tembok yang melingkari kerajaan itu terdiri dari batu bata merah dan lantainya diplester warna putih. Empu Prapanca pengarang buku Negarakertagama menceritakan tentang digunakannya warna merah – putih pada upacara kebesaran Raja Hayam Wuruk. Kereta pembesar – pembesar yang menghadiri pesta, banyak dihiasi merah – putih, seperti yang dikendarai oleh Putri raja Lasem. Kereta putri Daha digambari buah maja warna merah dengan dasar putih, maka dapat disimpulkan bahwa zaman Majapahit warna merah – putih sudah merupakan warna yang dianggap mulia dan diagungkan. Salah satu peninggalan Majapahit adalah cincin warna merah putih yang menurut ceritanya sabagai penghubung antara Majapahit dengan Mataram sebagai kelanjutan. Dalam Keraton Solo terdapat panji – panji peninggalan Kyai Ageng Tarub turunan Raja Brawijaya yaitu Raja Majapahit terakhir. Panji – panji tersebut berdasar kain putih dan bertuliskan arab jawa yang digaris atasnya warna merah. Hasil penelitian panitia kepujanggaan Yogyakarta berkesimpulan antara lain nama bendera itu adalah Gula Kelapa . dilihat dari warna merah dan putih. Gula warna merah artinya berani, dan kelapa warna putih artinya suci.
6. Di Sumatra Barat menurut sebuah tambo yang telah turun temurun hingga sekarang ini masih sering dikibarkan bendera dengan tiga warna, yaitu hitam mewakili golongan penghulu atau penjaga adat, kuning mewakili golongan alim ulama, sedangkan merah mewakili golongan hulu baling. Ketiga warna itu sebenarnya merupakan peninggalan Kerajaan Minang pada abad XIV yaitu Raja Adityawarman. Juga di Sulawesi di daerah Bone dan Sopeng dahulu dikenal Woromporang yang berwarna putih disertai dua umbul – umbul di kiri dan kanannya. Bendera tersebut tidak hanya berkibar di daratan, tetapi juga di samudera , di atas tiang armada Bugis yang terkenal. Bagi masyarakat Batak terdapat kebudayaan memakai ulos semacam kain yang khusus ditenun dengan motif tersendiri. Nenek moyang orang Batak menganggap ulos sebgai lambang yang akan mendatangkan kesejahteraan jasmani dan rohani serta membawa arti khusus bagi yang menggunakannya. Dalam aliran animisme Batak dikenal dengan kepercayaan monotheisme yang bersifat primitive, bahwa kosmos merupakan kesatuan tritunggal, yaitu benua atas dilambangkan dengan warna merah dan benua bawah dilambangkan dengan warna hitam. Warna warna ketiga itu banyak kita jumpai pada barang-barang yang suci atau pada hiasan-hiasan rumah adat. Demikian pula pada ulos terdapat warna dasar yang tiga tadi yaitu hitam sebagai warna dasar sedangkan merah dan putihnya sebagai motif atau hiasannya. Di beberapa daerah di Nusantara ini terdapat kebiasaan yang hampir sama yaitu kebiasaan memakai selendang sebagai pelengkap pakaian kaum wanita. Ada kalanya pemakaian selendang itu ditentukan pemakaiannya pada setiap ada upacara – upacara, dan sebagian besar dari moti-motifnya berwarna merah dan putih.
7. Ketika terjadi perang Diponegoro pada tahun 1825-1830 di tengah – tengah pasukan Diponegoro yang beribu – ribu juga terlihat kibaran bendera merah – putih, demikian juga di lereng – lereng gunung dan desa – desa yang dikuasai Pangeran Diponegoro banyak terlihat kibaran bendera merah – putih. Ibarat gelombang samudera yang tak kunjung reda perjuangan Rakyat Indonesia sejak zaman Sriwijaya, Majapahit, putra – putra Indonesia yang dipimpin Sultan Agung dari Mataram, Sultan Ageng Tirtayasa dari Banten, Sultan Hasanudin, Sisingamangaraja, Tuanku Imam Bonjol, Teuku Umar, Pangeran Antasari, Pattimura, Diponegoro dan banyak lagi putra Indonesia yang berjuang untuk mempertahankan kedaulatan bangsa, sekalipun pihak penjajah dan kekuatan asing lainnya berusaha menindasnya, namun semangat kebangsaan tidak terpadamkan.
Pada abad XX perjuangan Bangsa Indonesia makin terarah dan menyadari akan adanya persatuan dan kesatuan perjuangan menentang kekuatan asing, kesadaran berbangsa dan bernegara mulai menyatu dengan timbulnya gerakan kebangsaan Budi Utomo pada 1908 sebagai salah satu tonggak sejarah.
Kemudian pada tahun 1922 di Yogyakarta berdiri sebuah perguruan nasional Taman Siswa dibawah pimpinan Suwardi Suryaningrat. Perguruan itu telah mengibarkan bendera merah putih dengan latar dasar warna hijau yang tercantum dalam salah satu lagu antara lain : Dari Barat Sampai ke Timur, Pulau-pulau Indonesia, Nama Kamu Sangatlah Mashur Dilingkungi Merah-putih. Itulah makna bendera yang dikibarkan Perguruan Taman Siswa.
Ketika terjadi perang di Aceh, pejuang – pejuang Aceh telah menggunakan bendera perang berupa umbul-umbul dengan warna merah dan putih, di bagian belakang diaplikasikan gambar pedang, bulan sabit, matahari, dan bintang serta beberapa ayat suci Al Quran.
Para mahasiswa yang tergabung dalam Perhimpunan Indonesia yang berada di Negeri Belanda pada 1922 juga telah mengibarkan bendera merah – putih yang di tengahnya bergambar kepala kerbau, pada kulit buku yang berjudul Indonesia Merdeka. Buku ini membawa pengaruh bangkitnya semangat kebangsaan untuk mencapai Indonesia Merdeka.
Demikian seterusnya pada tahun 1927 berdiri Partai Nasional Indonesia dibawah pimpinan Ir. Soekarno yang bertujuan mencapai kemerdekaan bagi Bangsa Indonesia. Partai tersebut mengibarkan bendera merah putih yang di tengahnya bergambar banteng.
Kongres Pemuda pada tahun 1928 merupakan detik yang sangat bersejarah dengan lahirnya “Sumpah Pemuda”. Satu keputusan sejarah yang sangat berani dan tepat, karena kekuatan penjajah pada waktu itu selalu menindas segala kegiatan yang bersifat kebangsaan. Sumpah Pemuda tersebut adalah tidak lain merupakan tekad untuk bersatu, karena persatuan Indonesia merupakan pendorong ke arah tercapainya kemerdekaan. Semangat persatuan tergambar jelas dalam “Poetoesan Congres Pemoeda – Pemoeda Indonesia” yang berbunyi :
Pertama : KAMI POETRA DAN POETRI INDONESIA MENGAKOE
BERTOEMPAH DARAH YANG SATOE, TANAH AIR INDONESIA
Kedua : KAMI POETRA DAN POETRI INDONESIA MENGAKOE
BERBANGSA YANG SATOE, BANGSA INDONESIA
Ketiga : KAMI POETRA DAN POETRI INDONESIA
MENDJOENDJOENG BAHASA PERSATOEAN, BAHASA
INDONESIA
Pada kongres tersebut untuk pertama kalinya digunakan hiasan merah – putih tanpa gambar atau tulisan, sebagai warna bendera kebangsaan dan untuk pertama kalinya pula diperdengarkan lagu kebangsaan Indonesia Raya.
Pada saat kongres pemuda berlangsung, suasana merah – putih telah berkibar di dada peserta, yang dibuktikan dengan panitia kongres mengenakan “kokarde” (semacam tanda panitia) dengan warna merah putih yang dipasang di dada kiri. Demikian juga pada anggota padvinder atau pandu yang ikut aktif dalam kongres menggunakan dasi berwarna merah – putih. Kegiatan pandu, suatu organisasi kepanduan yang bersifat nasional dan menunjukkan identitas kebangsaan dengan menggunakan dasi dan bendera merah – putih.
Perlu disadari bahwa Polisi Belanda (PID) termasuk Van der Plass tokohnya sangat ketat memperhatikan gerak – gerik peserta kongres, sehingga panitia sangat berhati-hati serta membatasi diri demi kelangsungan kongres. Suasana merah putih yang dibuat para pandu menyebabkan pemerintah penjajah melarang dilangsungkannya pawai pandu, khawatir pawai bisa berubah menjadi semacam penggalangan kekuatan massa.
Pengibaran Bendera Merah-putih dan lagu kebangsaan Indonesia Raya dilarang pada masa pendudukan Jepang, karena ia mengetahui pasti bahwa hal tersebut dapat membangkitkan semangat kebangsaan yang nantinya menuju pada kemerdekaan. Kemudian pada tahun 1944 lagu Indonesia Raya dan Bendera Merah-putih diizinkan untuk berkibar lagi setelah kedudukan Jepang terdesak. Bahkan pada waktu itu pula dibentuk panitia yang bertugas menyelidiki lagu kebangsaan serta arti dan ukuran bendera merah-putih.
Detik-detik yang sangat bersejarah adalah lahirnya Negara Kesatuan Republik Indonesia pada 17 Agustus 1945. Setelah pembacaan teks proklamasi, baru dikibarkan bendera merah-putih, yang kemudian disahkan pada 18 Agustus 1945. Bendera yang dikibarkan tersebut kemudian ditetapkan dengan nama Sang Saka Merah Putih.
Kemudian pada 29 September 1950 berkibarlah Sang Merah Putih di depan Gedung Perserikatan Bangsa-Bangsa sebagai pengakuan kedaulatan dan kemerdekaan Bangsa Indonesia oleh badan dunia.
Bendera merah-putih mempunyai persamaan dengan bendera Kerajaan Monako, yaitu sebuah Negara kecil di bagian selatan Prancis, tapi masih ada perbedaannya. Bendera Kerajaan Monako di bagian tengah terdapat lambang kerajaan dan ukurannya dengan perbandingan 2,5 : 3, sedangkan bendera merah putih dengan perbandingan 2 : 3 (lebar 2 meter, panjang 3 meter) sesuai Peraturan Pemerintah No. 40 tahun 1958. Kerajaan Monako menggunakan bendera bukan sebagai lambang tertinggi karena merupakan sebuah kerajaan, sedangkan bagi Indonesia bendera merah putih merupakan lambang tertinggi
ternyata dulu ada mapalax akuntansi
Selain Meningkatkan Pelayanan kepada Mahasiswa dalam bidang akademik, HIMAKS juga menyediakan tempat bagi kalian yang menyukai Tantangan dan ingin mengasah kemampuan dalam menjelajahi Alam Bebas yaitu MACAPALA (Mahasiswa Accounting Pecinta Alam).
- Mahasiswa Pecinta Alam ini berdiri pada Tanggal 17 Agustus 2007. dan terdiri dari 10 orang. sebagai pendiri yaitu :1. Sudharma FELIX Minggu (Ketua)
- Jacky Lombe ( Pembantu Ketua/ Sekretaris);
- Rio Henry M ( Bendahara ) . Bagi yang berminat hubungi saja Jacky (081354729847)
Minggu, 22 Mei 2011
Makan Ikan Bakar
hari ini bahagia
bisa dapat pengalaman baru dari para pengusaha, ahli hukum, dan orang-orang kehutanan
abis itu makan ikan bakar sama anak-anak Persekutuan Kaum Muda GJK SUDIANG, tapi sayang gak semua temen-temen datang
lain kali datang ya
gak seru tanpa kalian tau
Gila 6 orang bisa menghabiskan 15 ekor ikan dalam waktu sekejam
wajar aja kalau kita pada jomlo
xixixi laper, doyan, apa rakus loe pada????????
minggu, 22 mei 2011
bisa dapat pengalaman baru dari para pengusaha, ahli hukum, dan orang-orang kehutanan
abis itu makan ikan bakar sama anak-anak Persekutuan Kaum Muda GJK SUDIANG, tapi sayang gak semua temen-temen datang
lain kali datang ya
gak seru tanpa kalian tau
Gila 6 orang bisa menghabiskan 15 ekor ikan dalam waktu sekejam
wajar aja kalau kita pada jomlo
xixixi laper, doyan, apa rakus loe pada????????
minggu, 22 mei 2011
Rabu, 18 Mei 2011
TEKNIK PENYUSUNAN PROPOSAL
Pengertian Proposal
Proposal dalam bahasa inggris adalah “Propos” yang artinya mengusulkan, menawarkan. Proposal dapat di defenisikan sebagai sebuah tulisan dari lembaga atau perorangan yang bertujuan menjelaskan sebuah rencana kerja.
Jadi proposal adalah MEDIA penghubung
MANFAAT PROPOSAL
1. meyakinkan agar program memperoleh dukungan(material maupun finansial) dari donator, Lembaga Dana, dermawan, lembaga pemerintah, Perusahaan , alumni, dan lain-lain ,
2. dapat memberi gambaran kegiatan yang akan diselenggarakan,
3. menjelaskan secara tidak langsung kepada pihak-pihak yang ingin mengetahui mengapa kegiatan tersebut harus dilaksanakan,
4. Menjadi rencana yang memberi arah bagi Pengurus atau Panitia dalam melaksanakan kegiatan tersebut sehingga membantu memudahkan tim pelaksana dalam melaksanakan kegiatan/program,
Jenis-jenis proposal
1. Proposal Rencana Kegiatan,
- Usaha/ Bisnis(entrepreneurship)
- Organisasi (Pengurus/kegiatan)
2. Proposal Penelitian (magang, Skripsi/Tesis,
3. Proposal Sponsorship
TEKNIK PENYUSUNAN PROPOSAL
Proposal disusun sebelum suatu kegiatan dilaksanakan dan dibuat sedemikian rupa agar mudah dipahami oleh orang-orang yang membacanya. Berikut ini langkah-langkah menyusun proposal untuk kegiatan
1. Menunjuk seseorang atau beberapa orang yang memiliki keahlian sebagai penyusun proposal.
2. Sebaiknya orang tersebut memiliki keterkaitan dengan kegiatan yang akan diselenggarakan.
3. Penyusun proposal mempersiapkan bahan-bahan dan informasi yang diperlukan, dan selanjutnya membuat Draft Proposal.
4. Draft proposal dibicarakan dalam forum musyawarah untuk dibahas, direvisi dan disetujui.
5. Dibuat proposal yang telah disempurnakan untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
6. Proposal diperbanyak dan didistribusikan kepada pihak-pihak yang dituju, baik internal maupun eksternal
Unsur-unsur proposal
Pada dasarnya tidak ada keseragaman formal atau format baku mengenai penulisan proposal, tetapi proposal sangat perlu disusun secara sistematis guna mempermudah pembaca (samaji kalo bicara orang). Berikut adalah unsur-unsur proposal :
1. Kepala Proposal
Merupakan awal proposal yang dilihat oleh para pembaca. Dibuat cukup menarik dengan huruf capital letter berukuran besar, lebih besar dari yang lain. Cukup ditulis dalam kata-kata “PROJECT PROPOSAL” atau “PROPOSAL KEGIATAN” atau “PROPOSAL” atau “USULAN KEGIATAN” dan lain sebagainya.
2. Nama Kegiatan
Setiap Organisasi yang merencanakan sebuah kegiatan harus membuat “Nama nama” dari kegiatan, atau acara yang akan dilaksanakannya. Nama tersebut merupakan judul kegiatan dan menunjukkan kegiatan yangakan dilaksanakan. Nama kegiatan menjadi penting untuk membedakan antara sebuah kegiatan dengan kegiatan lainnya. Nama kegiatan diusahakan dibuat semenarik mungkin, jika perlu dengan kalimat mengundang keinginan orang untuk mengetahui lebih banyak lagi kegiatan tersebut. Misalnya “PERTEMUAN NASIONAL MAHASISWA TEKNIK”, “LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN” dll.
3. Tema Kegiatan
Tema kegiatan biasanya merupakan suatu gambaran umum dari kegiatan sesuai dengan momentum pelaksanaannya. Dalam tema ini pula secara eksplisit/implisit visi dari kegiatan atau program itu. Ditulis isu sentral yang ingin diwujudkan / dikumandangkan, misalnya: “YESUS IDOLAKU”, “TO BE A REAL ENTREPRENEUR”. Tema merupakan semangat dari upaya penyelenggaraan kegiatan. Tema harus disusun dengan bahasa yang singkat paadat dan jelas.
4. Latar Belakang/Pendahuluan
Latar belakang/pendahuluan berisi pokok-pokok pikiran yang melatar-belakangi penyelenggaraan kegiatan tersebut. Bagian ini amat berperan penting dalam memberikan informasi apa sebenarnya latar belakang pemikiran yang mendasari pelaksanaan disebuah kegiatan, bagian ini biasanya filosofis dan ilmiah.Jika sebuah kegiatan dirancang untuk kegiatan Ilmiah, seperti “Seminar, Simposium, Diskusi, dll” maka latar belakang pemikiran berisi apa dasar atau landasan filosofis yang mendasari dipilihnya tema kegiatan tersebut. Dalam beberapa proposal yang dirancang untuk kegiatan serius, landasan pemikiran bahkan mirip dengan makalah, lengkap dengan catatan kaki dan referensi. Jadi latar belakang bukan saja berisi pemikiran yang mendasari terlaksananya kegiatan, tetapi juga tema dari kegiatan tersebut. Serius tidaknya sebuah kegiatan, biasanya dapat ditentukan dari serius tidaknya latar belakang pemikiran yang dibuat oleh perancang kegiatan.
Tetapi hal yang paling mendasar dalam “dasar pemikiran” adalah untuk menjawab pertanyaan mengapa kegiatan itu dilaksanakan. Pendeknya dasar pemikiran itu untuk menjawab pertanyaan “Why”.
Latar belakang disampaikan dengan bahasa yang menarik, logis dan argumentatif untuk meyakinkan pembaca bahwa rencana kegiatan tersebut memang patut diselenggarakan.
5. Landasan Kegiatan
Pada bagian ini diharapkan kegiatan yang akan dilakukan adalah dari pihak program organisasi/kebutuhan organisasi dari Devisi/Departemen dibawahnya, juga harus diuraikan landasan atau konstitusi (misalnya: Alkitab, UUD, AD/ART, dll) yang memperkuat kegiatan itu dilaksanakan.
6. Tujuan
Bagian ini menjelaskan apa tujuan yang ingin dicapai oleh sebuah kegiatan. Tujuan juga bisa dibedakan dalam “Tujuan Umum” dan “Tujuan Khusus”. Tujuan Umum adalah tujuan secara umum yang ingin dicapai oleh sebuah kegiatan, mengenai masalah-masalah yang bersifat makro atau merupakan tujuan yang tertuang dalam AD/ART organisasi misalnya: Meningkatkan Skill managemen Organisasi. Sedangkan tujuan Khusus adalah yang bersifat mikro atau lebih teknis yang merupakan “terusan “ dari tujuan yang makro tersebut. Dengan asumsi tujuan umum diatas (meningkatkan skill managemen Organisasi), maka tujuan khusus bisa berupa: meningkatkan Kemampuan Komputer, Administrasi.
7. Target/sasaran
Menunjukkan target (sasaran) kegiatan yang akan deselenggarakan. Dengan menyelenggarakan kegiatan tersebut diharapkan diperoleh hasil-hasil nyata. Tujuan bersifat abstrak sedangkan target lebih bersifat konkret Target boleh dicantumkan lebih dari satu.
8. Bentuk Kegiatan/ Program
Sebuah nama kegiatan tertentu terdiri dari beberapa item kegiatan, Misalnya, nama kegiatan: Harlah IPNU, bisa berbentuk rangkaian kegiatan sebagai berikut:
a. Seminar
b. Parade Seni
c. Pengajian Akbar
d. Lomba-lomba
e. Pelatihan
f. Dll
Kegiatan-kegiatan tersebut dijelaskan dengan detail, tanpa ada yang tersisa
9. Materi/Acara.
Jika materi kegiatan yang berbentuk ilmiah, materi-materi harus disebutkan secara rinci. Sebuah pelatihan kader, misalnya, tentu saja terdiri dari beberapa materi. Setiap materi memiliki kisi-kisi yang bertujuan untuk mengarahkan materi dalam fokus yang jelas, materi dan kisi-kisi berfungsi sebagai “rambu-rambu” dalam kegiatan tersebut. Jika berbentuk seminar, jelaskan juga materi-materi dan kisi-kisi atau tujuan dan sasaran kegiatan atau program tersebut secara terstruktur.
10. Nara Sumber
Bagian ini menerangkan siapa yang diundang sebagai nara sumber dalam kegiatan tersebut, sesuaikan materi dengan nara sumbernya, juga perlu dicantumkan namanya serta gelar dari nara sumber tersebut.
10. Sasaran / peserta
Yang kami maksudkan disini adalah untuk siapa kegiatan atau program tersebut dilaksanakan. Perlu juga dicantumkan disini adalah berapa jumlah dari peserta.
11. Waktu
Memberi gambaran kapan kegiatan tersebut akan diselenggarakan. Bila perlu dilengkapi dengan Time Schedule kegiatan secara kronologis.
12. Tempat
Memberi gambaran dimana kegiatan tersebut akan diselenggararakan. Bila perlu dapat dibuatkan denah (peta) lokasi pelaksanaan kegiatan yang direncanakan oleh penyelenggara..
13. Organisasi/Panitia Pelaksana
Bagian ini mencantumkan nama lembaga yang bertanggungjawab dalam kegiatan tersebut. Kemudian sebutkan Organisasi pelaksananya atau yang lazim kita sebut Panitia, kepanitiaan biasanya terdiri dari dua (2) unsur yaitu:
a. Panitia Pengarah atau Steering Committee (SC) yang bertugas membuat kebijakan seputar materi kegiatan, atau konsep Dasar pelaksanaan kegiatan.
b. Panitia Pelaksana atau Organizing Committee (OC) yang bertugas dalam hal-hal yang bersifat operasional, biasanya terdiri dari Panitia Paniti (Ketua, Sekretaris, Bendahara) dan Seksi-seksi, Divisi-divisi atau Bidang-bidang.
Daftar nama Panitia tersebut dicantumkan pada lembaran tersendiri atau sebagian lampiran.
14. Lain-lain
Bila diperlukan dapat disertakan format-format atau gambar-gambar yang memperjelas rencana kegiatan tersebut.
15. Anggaran
Biasanya kegiatan ini terdiri dari : anggaran dana dan sumber-sumber pendanaan. Tuliskan berapa jumlah dana yang diperlukan secara keseluruhan. Sedangkan mengenai perincian kebutuhannya biasanya ditulis dalam lampiran proposal. Adapun sumber pendanaan juga ditulis sesuai dengan kebijakan organisasi pelaksana kegiatan, misalnya : kas organisasi/subsidi pengurus, sponsor, donator, bantuan yang tidak mengikat, dll.
Usahakan dalam menyusun anggaran biaya kegiatan penggunaan dan alokasi dana disebutkan secara rinci, jangan terlalu global, dicantumkan juga dari mana kira-kira anggaran tersebut diperoleh, perlu diingat jangan mencantumkan “biaya tak terduga” karena hal itu menunjukkan kurangnya sifat profesionalitas pembuat proposal. Penggunaan dan alokasi disusun secara seimbang dan diperinci secara detail.
Salah satu kecenderungan kita dalam membuat proposal adalah kita me”mark up” anggaran sebuah program atau kegiatan. Itu juga menunjukkan bahwa kita telah melakukan kebohongan tentang data anggaran. Yang lebih bijak adalah menunjukkan apa adanya tentang anggaran riil kegiatan.
16. Konfirmasi/Kontak person
Maksudnya adalah orang/ atau pihak yang dapat dihubungi secara langsung untuk program atau kegiatan tersebut. dapat dicantumkan nomor telepon, nomor HP, atau e-mail.
17. Penutup
Bagian ini menjadi ringkasan rencana kegiatan dan tekad untuk mewujudkan aktivitas yang telah disusun dan harapan dukungan dan partisipasi pihak-pihak yang terkait dan bersimpati demi terlaksananya kegiatan tersebut.
Bagian akhir proposal ditandatangani oleh panitia dan diketahui oleh pengurus organisasi, sedangkan lampiran anggaran dana biasanya ditandatangani oleh bendahara. Tanda tangan dan stempel harus asli, bukan foto copy.
18. Lampiran Proposal
Untuk menguatkan proposal bisa disertakan lampiran yang memberi dukungan, dapat berupa: surat-surat rekomendasi, panitia pelaksana, lampiran detail anggaran, dokumen-dokumen, gambar-gambar dan lain sebagainya.
Proposal sponsorship
Proposal sponsorship banyak digunakan oleh beberapa kepanitiaan besar. Oleh karena itu penyusunan proposal ini di buat lebih unik. Kalau pada proposal biasa Disusun dengan rangkaian kata yang indah, dan menghasilkan proposal yang sangat tebal. Ini sangat bertentangan dengan kebutuhan pihak perusahaan yang lebih memilih proposal yang tipis dan to the point.
HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN
1. Penyelenggara
Siapa??? Ini berkaitan dengan kredibilitas penyelenggara dimata sponsor.
2. Jenis Kegiatan
Kegiatan apa yang akan diselenggarakan? Hal ini berkaitan erat dengan pengambilan keputusan pihak sponsor apakah kegiatan yang dilakukan akan berkaitan erat dengan produk yang dihasilkan sponsor.
3. Penonton atau peserta
berkaitan dengan skala jumlah peserta
4. Tempat penyelenggaraan
5. Waktu penyelenggaraan
6. Bagaimana kegiatan tsb dilakukan
7. Lampirkan penawaran kerjasama sponsorship
Berupa jumlah dana bantuan untuk tiap tipe sponsor (TUNGGAL, UTAMA, DAN PENDUKUNG)
8. Lampirkan pula media promosi dan promo placement, gambarkan dengan jelas letak logo dari tiap tipe sponsor dan ukurannya karena disinilah keuntungan dari sponsor
TIPS-TIPS
o Buatlah proposal yang efektif dan efisien tetapi tidak meninggalkan sisi kualitas.
o Buatlah desain yang simple tetapi meaningfull
o Buatlah tema design anda (themes), supaya dari mulai cover hingga content akan memiliki design yang sinergis.
o Cover : pintu gerbang menuju kesuksesan selanjutnya, maka buatlah design cover yang menarik (eye catching).
o Design halaman content menyesuaikan themes, jangan terlalu complicated karena nanti akan memecah focus baca. Gunakan warna yang soft.
o Setelah proposal jadi, maka lakukanlah Proof reading, untuk menghindari kesalahan penulisan,
o Tidak ada kebakuan membuat Proposal Sponsorship, jadi buatlah sekreatif mungkin!!!
o Proposal Legalitas tidak sama dengan Proposal Sponsorship
Bila kita akan menyelenggarakan kegiatan, tentunya kita mengharapkan persetujuan organisasi yang lebih besar, sebut saja BEM bila penyelenggara adalah HMJ/S; dan tentunya Fakultas/Dekanat/Rektorat/Lembaga Akademik. Proposal untuk meminta acc tersebut disebut proposal legalitas. Sedangkan proposal yang kita kirimkan ke calon sponsor/perusahaan kita sebut Proposal Sponsorship. Jangan pernah berfikir kedua proposal itu sama, keduanya amat beda. Keduanya berbeda tujuan, penggunaan bahasa dan biasanya malah juga berbeda dalam jumlah anggaran. Misalnya, untuk ke rektorat disampaikan membutuhkan anggaran 100juta, bisa ke sponsorship disampaikan 140 juta. Tapi ingat, harus terkesan realistis, bila mark up terlalu besar akan tercermin kepanitiaan yang “rakus” dan boros.
Buat Beda Proposal ke Perusahaan yang Berbeda
Buatlah proposal yang unik dan berbeda ke setiap perusahaan yang berbeda. Anda tahu kenapa? Karena proses bisnis, segmentasi pasar dan kemampuan keuangan perusahaan yang satu dengan yang lain berbeda. Bukankah kita akan membidik sesuatu yang berbeda? Misalnya, ke perusahaan xx kita membutuhkan kontraprestasi pembebasan biaya cetak, sedangkan ke perusahaan yy kita menginginkan tiket perjalanan.
Tonjolkan Nilai Kemanfaatan Bagi Mereka
Tampilkan semua manfaat yang ditawarkan kepada calon sponsor dan sesuai bagi calon sponsor tertentu, bukan seluruh manfaat yang dapat kalian sebutkan. Informasi ini penting bagi calon sponsor, guna mempermudah pemahaman dan pengambilan keputusan bagi calon sponsor. Sponsor harus tahu: apa yang akan mereka dapatkan jika mereka mensponsori kegiatan kita. Oleh karena itu, fokuskan pada keuntungan untuk sponsor ketimbang keuntungan panitia.
Tegakkan Kepala di Hadapan Sponsor
Proposal dan pembawa proposal harus mengesankan bukan pihak yang meminta sumbangan, memelas, dan terkesan tidak punya (alias kere). Penampilan, bahasa dan cara menyampaikan proposal hendaknya menggambarkan bargain yang kuat. Bukankah filosofi proposal sponsorship itu mengajak kerjasama bukan mencari sumbangan? Dua pihak bekerjasama atas dasar give and take, makanya win-win solution.
Proposal Harus Menggugah Calon Sponsor
Proposal hendaknya bisa memupuk keinginan calon sponsor untuk segera memanggil kita dan membicarakan gagasan kita. Oleh karena itu, gagasan tersebut menjadi sebuah gagasan yang langka, baru dan unik. Kita juga dapat menekankan, bila gagasan tersebut harus segera terealisasi, sebab diluar sama banyak kompetitor yang juga dapat melakukannya. Kita juga harus selalu buat janji untuk presentasi kegiatan kita. Jangan biarkan proposal Anda terbaring di meja sponsor!
Jelaskan Market Kita
Proposal kita hendaknya menggambarkan informasi yang memadai mengenai pasar sasaran kita, profilnya siapa mereka, tingkat pendidikan dan pendapatan mereka, lokasi dan sebagainya. Sasaran harus spesifik, bukan general.
Kejelasan Paket Investasi
Proposal juga hendaknya merinci semua bentuk investasi yang dapat di kontribusikan oleh sponsor. Biasanya dapat dibagi dalam kategori Platinum, Gold, Silver, Bronze atau Alternative. Selain uang tunai, investasi juga dapat berupa jasa atau barang, dukungan promosi yang secara langsung menguntungkan kegiatan. Batas tanggal konfirmasi, term pembayaran termasuk kontrapretasi yang kita tawarkan juga harus tergambar jelas.
Gunakan Bahasa Yang Baik
Seringkali saya jumpai proposal yang amat tidak ilmiah, jauh dari logical thinking, meninggalkan kaidah2 bahasa yang diterima umum. Bagaimana calon sponsor akan melirik bila bahasa kita amburadul? dan cenderung menimbulkan ambiguitas?
Proposal dalam bahasa inggris adalah “Propos” yang artinya mengusulkan, menawarkan. Proposal dapat di defenisikan sebagai sebuah tulisan dari lembaga atau perorangan yang bertujuan menjelaskan sebuah rencana kerja.
Jadi proposal adalah MEDIA penghubung
MANFAAT PROPOSAL
1. meyakinkan agar program memperoleh dukungan(material maupun finansial) dari donator, Lembaga Dana, dermawan, lembaga pemerintah, Perusahaan , alumni, dan lain-lain ,
2. dapat memberi gambaran kegiatan yang akan diselenggarakan,
3. menjelaskan secara tidak langsung kepada pihak-pihak yang ingin mengetahui mengapa kegiatan tersebut harus dilaksanakan,
4. Menjadi rencana yang memberi arah bagi Pengurus atau Panitia dalam melaksanakan kegiatan tersebut sehingga membantu memudahkan tim pelaksana dalam melaksanakan kegiatan/program,
Jenis-jenis proposal
1. Proposal Rencana Kegiatan,
- Usaha/ Bisnis(entrepreneurship)
- Organisasi (Pengurus/kegiatan)
2. Proposal Penelitian (magang, Skripsi/Tesis,
3. Proposal Sponsorship
TEKNIK PENYUSUNAN PROPOSAL
Proposal disusun sebelum suatu kegiatan dilaksanakan dan dibuat sedemikian rupa agar mudah dipahami oleh orang-orang yang membacanya. Berikut ini langkah-langkah menyusun proposal untuk kegiatan
1. Menunjuk seseorang atau beberapa orang yang memiliki keahlian sebagai penyusun proposal.
2. Sebaiknya orang tersebut memiliki keterkaitan dengan kegiatan yang akan diselenggarakan.
3. Penyusun proposal mempersiapkan bahan-bahan dan informasi yang diperlukan, dan selanjutnya membuat Draft Proposal.
4. Draft proposal dibicarakan dalam forum musyawarah untuk dibahas, direvisi dan disetujui.
5. Dibuat proposal yang telah disempurnakan untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
6. Proposal diperbanyak dan didistribusikan kepada pihak-pihak yang dituju, baik internal maupun eksternal
Unsur-unsur proposal
Pada dasarnya tidak ada keseragaman formal atau format baku mengenai penulisan proposal, tetapi proposal sangat perlu disusun secara sistematis guna mempermudah pembaca (samaji kalo bicara orang). Berikut adalah unsur-unsur proposal :
1. Kepala Proposal
Merupakan awal proposal yang dilihat oleh para pembaca. Dibuat cukup menarik dengan huruf capital letter berukuran besar, lebih besar dari yang lain. Cukup ditulis dalam kata-kata “PROJECT PROPOSAL” atau “PROPOSAL KEGIATAN” atau “PROPOSAL” atau “USULAN KEGIATAN” dan lain sebagainya.
2. Nama Kegiatan
Setiap Organisasi yang merencanakan sebuah kegiatan harus membuat “Nama nama” dari kegiatan, atau acara yang akan dilaksanakannya. Nama tersebut merupakan judul kegiatan dan menunjukkan kegiatan yangakan dilaksanakan. Nama kegiatan menjadi penting untuk membedakan antara sebuah kegiatan dengan kegiatan lainnya. Nama kegiatan diusahakan dibuat semenarik mungkin, jika perlu dengan kalimat mengundang keinginan orang untuk mengetahui lebih banyak lagi kegiatan tersebut. Misalnya “PERTEMUAN NASIONAL MAHASISWA TEKNIK”, “LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN” dll.
3. Tema Kegiatan
Tema kegiatan biasanya merupakan suatu gambaran umum dari kegiatan sesuai dengan momentum pelaksanaannya. Dalam tema ini pula secara eksplisit/implisit visi dari kegiatan atau program itu. Ditulis isu sentral yang ingin diwujudkan / dikumandangkan, misalnya: “YESUS IDOLAKU”, “TO BE A REAL ENTREPRENEUR”. Tema merupakan semangat dari upaya penyelenggaraan kegiatan. Tema harus disusun dengan bahasa yang singkat paadat dan jelas.
4. Latar Belakang/Pendahuluan
Latar belakang/pendahuluan berisi pokok-pokok pikiran yang melatar-belakangi penyelenggaraan kegiatan tersebut. Bagian ini amat berperan penting dalam memberikan informasi apa sebenarnya latar belakang pemikiran yang mendasari pelaksanaan disebuah kegiatan, bagian ini biasanya filosofis dan ilmiah.Jika sebuah kegiatan dirancang untuk kegiatan Ilmiah, seperti “Seminar, Simposium, Diskusi, dll” maka latar belakang pemikiran berisi apa dasar atau landasan filosofis yang mendasari dipilihnya tema kegiatan tersebut. Dalam beberapa proposal yang dirancang untuk kegiatan serius, landasan pemikiran bahkan mirip dengan makalah, lengkap dengan catatan kaki dan referensi. Jadi latar belakang bukan saja berisi pemikiran yang mendasari terlaksananya kegiatan, tetapi juga tema dari kegiatan tersebut. Serius tidaknya sebuah kegiatan, biasanya dapat ditentukan dari serius tidaknya latar belakang pemikiran yang dibuat oleh perancang kegiatan.
Tetapi hal yang paling mendasar dalam “dasar pemikiran” adalah untuk menjawab pertanyaan mengapa kegiatan itu dilaksanakan. Pendeknya dasar pemikiran itu untuk menjawab pertanyaan “Why”.
Latar belakang disampaikan dengan bahasa yang menarik, logis dan argumentatif untuk meyakinkan pembaca bahwa rencana kegiatan tersebut memang patut diselenggarakan.
5. Landasan Kegiatan
Pada bagian ini diharapkan kegiatan yang akan dilakukan adalah dari pihak program organisasi/kebutuhan organisasi dari Devisi/Departemen dibawahnya, juga harus diuraikan landasan atau konstitusi (misalnya: Alkitab, UUD, AD/ART, dll) yang memperkuat kegiatan itu dilaksanakan.
6. Tujuan
Bagian ini menjelaskan apa tujuan yang ingin dicapai oleh sebuah kegiatan. Tujuan juga bisa dibedakan dalam “Tujuan Umum” dan “Tujuan Khusus”. Tujuan Umum adalah tujuan secara umum yang ingin dicapai oleh sebuah kegiatan, mengenai masalah-masalah yang bersifat makro atau merupakan tujuan yang tertuang dalam AD/ART organisasi misalnya: Meningkatkan Skill managemen Organisasi. Sedangkan tujuan Khusus adalah yang bersifat mikro atau lebih teknis yang merupakan “terusan “ dari tujuan yang makro tersebut. Dengan asumsi tujuan umum diatas (meningkatkan skill managemen Organisasi), maka tujuan khusus bisa berupa: meningkatkan Kemampuan Komputer, Administrasi.
7. Target/sasaran
Menunjukkan target (sasaran) kegiatan yang akan deselenggarakan. Dengan menyelenggarakan kegiatan tersebut diharapkan diperoleh hasil-hasil nyata. Tujuan bersifat abstrak sedangkan target lebih bersifat konkret Target boleh dicantumkan lebih dari satu.
8. Bentuk Kegiatan/ Program
Sebuah nama kegiatan tertentu terdiri dari beberapa item kegiatan, Misalnya, nama kegiatan: Harlah IPNU, bisa berbentuk rangkaian kegiatan sebagai berikut:
a. Seminar
b. Parade Seni
c. Pengajian Akbar
d. Lomba-lomba
e. Pelatihan
f. Dll
Kegiatan-kegiatan tersebut dijelaskan dengan detail, tanpa ada yang tersisa
9. Materi/Acara.
Jika materi kegiatan yang berbentuk ilmiah, materi-materi harus disebutkan secara rinci. Sebuah pelatihan kader, misalnya, tentu saja terdiri dari beberapa materi. Setiap materi memiliki kisi-kisi yang bertujuan untuk mengarahkan materi dalam fokus yang jelas, materi dan kisi-kisi berfungsi sebagai “rambu-rambu” dalam kegiatan tersebut. Jika berbentuk seminar, jelaskan juga materi-materi dan kisi-kisi atau tujuan dan sasaran kegiatan atau program tersebut secara terstruktur.
10. Nara Sumber
Bagian ini menerangkan siapa yang diundang sebagai nara sumber dalam kegiatan tersebut, sesuaikan materi dengan nara sumbernya, juga perlu dicantumkan namanya serta gelar dari nara sumber tersebut.
10. Sasaran / peserta
Yang kami maksudkan disini adalah untuk siapa kegiatan atau program tersebut dilaksanakan. Perlu juga dicantumkan disini adalah berapa jumlah dari peserta.
11. Waktu
Memberi gambaran kapan kegiatan tersebut akan diselenggarakan. Bila perlu dilengkapi dengan Time Schedule kegiatan secara kronologis.
12. Tempat
Memberi gambaran dimana kegiatan tersebut akan diselenggararakan. Bila perlu dapat dibuatkan denah (peta) lokasi pelaksanaan kegiatan yang direncanakan oleh penyelenggara..
13. Organisasi/Panitia Pelaksana
Bagian ini mencantumkan nama lembaga yang bertanggungjawab dalam kegiatan tersebut. Kemudian sebutkan Organisasi pelaksananya atau yang lazim kita sebut Panitia, kepanitiaan biasanya terdiri dari dua (2) unsur yaitu:
a. Panitia Pengarah atau Steering Committee (SC) yang bertugas membuat kebijakan seputar materi kegiatan, atau konsep Dasar pelaksanaan kegiatan.
b. Panitia Pelaksana atau Organizing Committee (OC) yang bertugas dalam hal-hal yang bersifat operasional, biasanya terdiri dari Panitia Paniti (Ketua, Sekretaris, Bendahara) dan Seksi-seksi, Divisi-divisi atau Bidang-bidang.
Daftar nama Panitia tersebut dicantumkan pada lembaran tersendiri atau sebagian lampiran.
14. Lain-lain
Bila diperlukan dapat disertakan format-format atau gambar-gambar yang memperjelas rencana kegiatan tersebut.
15. Anggaran
Biasanya kegiatan ini terdiri dari : anggaran dana dan sumber-sumber pendanaan. Tuliskan berapa jumlah dana yang diperlukan secara keseluruhan. Sedangkan mengenai perincian kebutuhannya biasanya ditulis dalam lampiran proposal. Adapun sumber pendanaan juga ditulis sesuai dengan kebijakan organisasi pelaksana kegiatan, misalnya : kas organisasi/subsidi pengurus, sponsor, donator, bantuan yang tidak mengikat, dll.
Usahakan dalam menyusun anggaran biaya kegiatan penggunaan dan alokasi dana disebutkan secara rinci, jangan terlalu global, dicantumkan juga dari mana kira-kira anggaran tersebut diperoleh, perlu diingat jangan mencantumkan “biaya tak terduga” karena hal itu menunjukkan kurangnya sifat profesionalitas pembuat proposal. Penggunaan dan alokasi disusun secara seimbang dan diperinci secara detail.
Salah satu kecenderungan kita dalam membuat proposal adalah kita me”mark up” anggaran sebuah program atau kegiatan. Itu juga menunjukkan bahwa kita telah melakukan kebohongan tentang data anggaran. Yang lebih bijak adalah menunjukkan apa adanya tentang anggaran riil kegiatan.
16. Konfirmasi/Kontak person
Maksudnya adalah orang/ atau pihak yang dapat dihubungi secara langsung untuk program atau kegiatan tersebut. dapat dicantumkan nomor telepon, nomor HP, atau e-mail.
17. Penutup
Bagian ini menjadi ringkasan rencana kegiatan dan tekad untuk mewujudkan aktivitas yang telah disusun dan harapan dukungan dan partisipasi pihak-pihak yang terkait dan bersimpati demi terlaksananya kegiatan tersebut.
Bagian akhir proposal ditandatangani oleh panitia dan diketahui oleh pengurus organisasi, sedangkan lampiran anggaran dana biasanya ditandatangani oleh bendahara. Tanda tangan dan stempel harus asli, bukan foto copy.
18. Lampiran Proposal
Untuk menguatkan proposal bisa disertakan lampiran yang memberi dukungan, dapat berupa: surat-surat rekomendasi, panitia pelaksana, lampiran detail anggaran, dokumen-dokumen, gambar-gambar dan lain sebagainya.
Proposal sponsorship
Proposal sponsorship banyak digunakan oleh beberapa kepanitiaan besar. Oleh karena itu penyusunan proposal ini di buat lebih unik. Kalau pada proposal biasa Disusun dengan rangkaian kata yang indah, dan menghasilkan proposal yang sangat tebal. Ini sangat bertentangan dengan kebutuhan pihak perusahaan yang lebih memilih proposal yang tipis dan to the point.
HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN
1. Penyelenggara
Siapa??? Ini berkaitan dengan kredibilitas penyelenggara dimata sponsor.
2. Jenis Kegiatan
Kegiatan apa yang akan diselenggarakan? Hal ini berkaitan erat dengan pengambilan keputusan pihak sponsor apakah kegiatan yang dilakukan akan berkaitan erat dengan produk yang dihasilkan sponsor.
3. Penonton atau peserta
berkaitan dengan skala jumlah peserta
4. Tempat penyelenggaraan
5. Waktu penyelenggaraan
6. Bagaimana kegiatan tsb dilakukan
7. Lampirkan penawaran kerjasama sponsorship
Berupa jumlah dana bantuan untuk tiap tipe sponsor (TUNGGAL, UTAMA, DAN PENDUKUNG)
8. Lampirkan pula media promosi dan promo placement, gambarkan dengan jelas letak logo dari tiap tipe sponsor dan ukurannya karena disinilah keuntungan dari sponsor
TIPS-TIPS
o Buatlah proposal yang efektif dan efisien tetapi tidak meninggalkan sisi kualitas.
o Buatlah desain yang simple tetapi meaningfull
o Buatlah tema design anda (themes), supaya dari mulai cover hingga content akan memiliki design yang sinergis.
o Cover : pintu gerbang menuju kesuksesan selanjutnya, maka buatlah design cover yang menarik (eye catching).
o Design halaman content menyesuaikan themes, jangan terlalu complicated karena nanti akan memecah focus baca. Gunakan warna yang soft.
o Setelah proposal jadi, maka lakukanlah Proof reading, untuk menghindari kesalahan penulisan,
o Tidak ada kebakuan membuat Proposal Sponsorship, jadi buatlah sekreatif mungkin!!!
o Proposal Legalitas tidak sama dengan Proposal Sponsorship
Bila kita akan menyelenggarakan kegiatan, tentunya kita mengharapkan persetujuan organisasi yang lebih besar, sebut saja BEM bila penyelenggara adalah HMJ/S; dan tentunya Fakultas/Dekanat/Rektorat/Lembaga Akademik. Proposal untuk meminta acc tersebut disebut proposal legalitas. Sedangkan proposal yang kita kirimkan ke calon sponsor/perusahaan kita sebut Proposal Sponsorship. Jangan pernah berfikir kedua proposal itu sama, keduanya amat beda. Keduanya berbeda tujuan, penggunaan bahasa dan biasanya malah juga berbeda dalam jumlah anggaran. Misalnya, untuk ke rektorat disampaikan membutuhkan anggaran 100juta, bisa ke sponsorship disampaikan 140 juta. Tapi ingat, harus terkesan realistis, bila mark up terlalu besar akan tercermin kepanitiaan yang “rakus” dan boros.
Buat Beda Proposal ke Perusahaan yang Berbeda
Buatlah proposal yang unik dan berbeda ke setiap perusahaan yang berbeda. Anda tahu kenapa? Karena proses bisnis, segmentasi pasar dan kemampuan keuangan perusahaan yang satu dengan yang lain berbeda. Bukankah kita akan membidik sesuatu yang berbeda? Misalnya, ke perusahaan xx kita membutuhkan kontraprestasi pembebasan biaya cetak, sedangkan ke perusahaan yy kita menginginkan tiket perjalanan.
Tonjolkan Nilai Kemanfaatan Bagi Mereka
Tampilkan semua manfaat yang ditawarkan kepada calon sponsor dan sesuai bagi calon sponsor tertentu, bukan seluruh manfaat yang dapat kalian sebutkan. Informasi ini penting bagi calon sponsor, guna mempermudah pemahaman dan pengambilan keputusan bagi calon sponsor. Sponsor harus tahu: apa yang akan mereka dapatkan jika mereka mensponsori kegiatan kita. Oleh karena itu, fokuskan pada keuntungan untuk sponsor ketimbang keuntungan panitia.
Tegakkan Kepala di Hadapan Sponsor
Proposal dan pembawa proposal harus mengesankan bukan pihak yang meminta sumbangan, memelas, dan terkesan tidak punya (alias kere). Penampilan, bahasa dan cara menyampaikan proposal hendaknya menggambarkan bargain yang kuat. Bukankah filosofi proposal sponsorship itu mengajak kerjasama bukan mencari sumbangan? Dua pihak bekerjasama atas dasar give and take, makanya win-win solution.
Proposal Harus Menggugah Calon Sponsor
Proposal hendaknya bisa memupuk keinginan calon sponsor untuk segera memanggil kita dan membicarakan gagasan kita. Oleh karena itu, gagasan tersebut menjadi sebuah gagasan yang langka, baru dan unik. Kita juga dapat menekankan, bila gagasan tersebut harus segera terealisasi, sebab diluar sama banyak kompetitor yang juga dapat melakukannya. Kita juga harus selalu buat janji untuk presentasi kegiatan kita. Jangan biarkan proposal Anda terbaring di meja sponsor!
Jelaskan Market Kita
Proposal kita hendaknya menggambarkan informasi yang memadai mengenai pasar sasaran kita, profilnya siapa mereka, tingkat pendidikan dan pendapatan mereka, lokasi dan sebagainya. Sasaran harus spesifik, bukan general.
Kejelasan Paket Investasi
Proposal juga hendaknya merinci semua bentuk investasi yang dapat di kontribusikan oleh sponsor. Biasanya dapat dibagi dalam kategori Platinum, Gold, Silver, Bronze atau Alternative. Selain uang tunai, investasi juga dapat berupa jasa atau barang, dukungan promosi yang secara langsung menguntungkan kegiatan. Batas tanggal konfirmasi, term pembayaran termasuk kontrapretasi yang kita tawarkan juga harus tergambar jelas.
Gunakan Bahasa Yang Baik
Seringkali saya jumpai proposal yang amat tidak ilmiah, jauh dari logical thinking, meninggalkan kaidah2 bahasa yang diterima umum. Bagaimana calon sponsor akan melirik bila bahasa kita amburadul? dan cenderung menimbulkan ambiguitas?
MANAJEMEN KONFLIK
Definisi Konflik :
Menurut Nardjana (1994) Konflik adalah akibat situasi dimana keinginan atau kehendak yang berbeda atau berlawanan antara satu dengan yang lain, sehingga salah satu atau keduanya saling terganggu.
Menurut Killman dan Thomas (1978), konflik merupakan kondisi terjadinya ketidakcocokan antar nilai atau tujuan-tujuan yang ingin dicapai, baik yang ada dalam diri individu maupun dalam hubungannya dengan orang lain. Kondisi yang telah dikemukakan tersebut dapat mengganggu bahkan menghambat tercapainya emosi atau stres yang mempengaruhi efisiensi dan produktivitas kerja (Wijono,1993, p.4)
Menurut Wood, Walace, Zeffane, Schermerhorn, Hunt, dan Osborn (1998:580) yang dimaksud dengan konflik (dalam ruang lingkup organisasi) adalah: Conflict
is a situation which two or more people disagree over issues of organisational substance and/or experience some emotional antagonism with one another.
yang kurang lebih memiliki arti bahwa konflik adalah suatu situasi dimana dua atau banyak orang saling tidak setuju terhadap suatu permasalahan yang menyangkut kepentingan organisasi dan/atau dengan timbulnya perasaan permusuhan satu dengan yang lainnya.
Menurut Stoner Konflik organisasi adalah mencakup ketidaksepakatan soal alokasi sumberdaya yang langka atau peselisihan soal tujuan, status, nilai, persepsi, atau kepribadian. (Wahyudi, 2006:17)
Daniel Webster mendefinisikan konflik sebagai:
1. Persaingan atau pertentangan antara pihak-pihak yang tidak cocok satu sama lain.
2. Keadaan atau perilaku yang bertentangan (Pickering, 2001).
Ciri-Ciri Konflik :
Menurut Wijono( 1993 : 37) Ciri-ciri Konflik adalah :
1. Setidak-tidaknya ada dua pihak secara perseorangan maupun kelompok yang terlibat dalam suatu interaksi yang saling bertentangan.
2. Paling tidak timbul pertentangan antara dua pihak secara perseorangan maupun kelompok dalam mencapai tujuan, memainkan peran dan ambigius atau adanya nilai-nilai atau norma yang saling berlawanan.
3. Munculnya interaksi yang seringkali ditandai oleh gejala-gejala perilaku yang direncanakan untuk saling meniadakan, mengurangi, dan menekan terhadap pihak lain agar dapat memperoleh keuntungan seperti: status, jabatan, tanggung jawab, pemenuhan berbagai macam kebutuhan fisik: sandang- pangan, materi dan kesejahteraan atau tunjangan-tunjangan tertentu: mobil, rumah, bonus, atau pemenuhan kebutuhan sosio-psikologis seperti: rasa aman, kepercayaan diri, kasih, penghargaan dan aktualisasi diri.
4. Munculnya tindakan yang saling berhadap-hadapan sebagai akibat pertentangan yang berlarut-larut.
5. Munculnya ketidakseimbangan akibat dari usaha masing-masing pihak yang terkait dengan kedudukan, status sosial, pangkat, golongan, kewibawaan, kekuasaan, harga diri, prestise dan sebagainya.
Tahapan-Tahapan Perkembangan kearah terjadinya Konflik :
1. Konflik masih tersembunyi (laten)
Berbagai macam kondisi emosional yang dirasakan sebagai hal yang biasa dan tidak dipersoalkan sebagai hal yang mengganggu dirinya.
2. Konflik yang mendahului (antecedent condition)
Tahap perubahan dari apa yang dirasakan secara tersembunyi yang belum mengganggu dirinya, kelompok atau organisasi secara keseluruhan, seperti timbulnya tujuan dan nilai yang berbeda, perbedaan peran dan sebagainya.
3. Konflik yang dapat diamati (perceived conflicts) dan konflik yang dapat dirasakan (felt conflict)
Muncul sebagai akibat antecedent condition yang tidak terselesaikan.
4. Konflik terlihat secara terwujud dalam perilaku (manifest behavior)
Upaya untuk mengantisipasi timbulnya konflik dan sebab serta akibat yang ditimbulkannya; individu, kelompok atau organisasi cenderung melakukan berbagai mekanisme pertahanan diri melalui perilaku.
5. Penyelesaian atau tekanan konflik
Pada tahap ini, ada dua tindakan yang perlu diambil terhadap suatu konflik, yaitu penyelesaian konflik dengan berbagai strategi atau sebaliknya malah ditekan.
6. Akibat penyelesaian konflik
Jika konflik diselesaikan dengan efektif dengan strategi yang tepat maka dapat memberikan kepuasan dan dampak positif bagi semua pihak. Sebaliknya bila tidak, maka bisa berdampak negatif terhadap kedua belah pihak sehingga mempengaruhi produkivitas kerja.(Wijono, 1993, 38-41).
Sumber-Sumber Konflik :
1. Konflik Dalam Diri Individu (Intraindividual Conflict)
A. Konflik yang berkaitan dengan tujuan yang hendak dicapai (goal conflict)
Menurut Wijono (1993, pp.7-15), ada tiga jenis konflik yang berkaitan dengan tujuan yang hendak dicapai (goal conflict), yaitu:
1) Approach-approach conflict, dimana orang didorong untuk melakukan pendekatan positif terhadap dua persoalan atau lebih, tetapi tujuan-tujuan yang dicapai saling terpisah satu sama lain.
2) Approach-Avoidance Conflict, dimana orang didorong untuk melakukan pendekatan terhadap persoalan-persoalan yang mengacu pada satu tujuandan pada waktu yang sama didorong untuk melakukan terhadap persoalan-persoalan tersebut dan tujuannya dapat mengandung nilai positif dan negatif bagi orang yang mengalami konflik tersebut.
3) Avoidance-Avoidance Conflict, dimana orang didorong untuk menghindari dua atau lebih hal yang negatif tetapi tujuan-tujuan yang dicapai saling terpisah satu sama lain.
Dalam hal ini, approach-approach conflict merupakan jenis konflik yang mempunyai resiko paling kecil dan mudah diatasi, serta akibatnya tidak begitu fatal.
B. Konflik yang berkaitan dengan peran dan ambigius
Di dalam organisasi, konflik seringkali terjadi karena adanya perbedaan peran dan ambigius dalam tugas dan tanggung jawab terhadap sikap-sikap, nilai-nilai dan harapan-harapan yang telah ditetapkan dalam suatu organisasi.
Filley and House memberikan kesimpulan atas hasil penyelidikan kepustakaan mengenai konflik peran dalam organisasi, yang dicatat melalui indikasi-indikasi yang dipengaruhi oleh empat variabel pokok yaitu :
1) Mempunyai kesadaran akan terjadinya konflik peran.
2) Menerima kondisi dan situasi bila muncul konflik yang bisa membuat tekanan-tekanan dalam pekerjaan.
3) Memiliki kemampuan untuk mentolelir stres.
4) Memperkuat sikap/sifat pribadi lebih tahan dalam menghadapi konflik yang muncul dalam organisasi (Wijono, 1993, p.15).
Stevenin (2000, pp.132-133), ada beberapa faktor yang mendasari munculnya konflik antar pribadi dalam organisasi misalnya adanya:
1. Pemecahan masalah secara sederhana. Fokusnya tertuju pada penyelesaian masalah dan orang-orangnya tidak mendapatkan perhatian utama.
2. Penyesuaian/kompromi. Kedua pihak bersedia saling memberi dan menerima, namun tidak selalu langsung tertuju pada masalah yang sebenarnya.
Waspadailah masalah emosi yang tidak pernah disampaikan kepada manajer. Kadang-kadang kedua pihak tetap tidak puas.
3. Tidak sepakat. Tingkat konflik ini ditandai dengan pendapat yang diperdebatkan. Mengambil sikap menjaga jarak. Sebagai manajer, manajer perlu memanfaatkan dan menunjukkan aspek-aspek yang sehat dari ketidaksepakatan tanpa membiarkan adanya perpecahan dalam kelompok.
4. Kalah/menang. Ini adalah ketidaksepakatan yang disertai sikap bersaing yang amat kuat. Pada tingkat ini, sering kali pendapat dan gagasan orang lain kurang dihargai. Sebagian di antaranya akan melakukan berbagai macam cara untuk memenangkan pertarungan.
5. Pertarungan/penerbangan. Ini adalah konflik “penembak misterius”. Orang-orang yang terlibat di dalamnya saling menembak dari jarak dekat kemudian mundur untuk menyelamatkan diri. Bila amarah meledak, emosi pun menguasai akal sehat. Orang-orang saling berselisih.
6. Keras kepala. Ini adalah mentalitas “dengan caraku atau tidak sama sekali”.
Satu-satunya kasih karunia yang menyelamatkan dalam konflik ini adalah karena biasanya hal ini tetap mengacu pada pemikiran yang logis. Meskipun demikian, tidak ada kompromi sehingga tidak ada penyelesaian.
7. Penyangkalan. Ini adalah salah satu jenis konflik yang paling sulit diatasi karena tidak ada komunikasi secara terbuka dan terus-terang. Konflik hanya dipendam. Konflik yang tidak bisa diungkapkan adalah konflik yang tidak bisa diselesaikan.
Dampak Konflik
Konflik dapat berdampak positif dan negatif yang rinciannya adalah sebagai berikut :
1. Dampak Positif Konflik
Menurut Wijono (1993:3), bila upaya penanganan dan pengelolaan konflik karyawan dilakukan secara efisien dan efektif maka dampak positif akan muncul melalui perilaku yang dinampakkan oleh karyawan sebagai sumber daya manusia potensial dengan berbagai akibat seperti:
1. Meningkatnya ketertiban dan kedisiplinan dalam menggunakan waktu bekerja, seperti hampir tidak pernah ada karyawan yang absen tanpa alasan yang jelas, masuk dan pulang kerja tepat pada waktunya, pada waktu jam kerja setiap karyawan menggunakan waktu secara efektif, hasil kerja meningkat baik kuantitas maupun kualitasnya.
2. Meningkatnya hubungan kerjasama yang produktif. Hal ini terlihat dari cara pembagian tugas dan tanggung jawab sesuai dengan analisis pekerjaan masing-masing.
3. Meningkatnya motivasi kerja untuk melakukan kompetisi secara sehat antar pribadi maupun antar kelompok dalam organisasi, seperti terlihat dalam upaya peningkatan prestasi kerja, tanggung jawab, dedikasi, loyalitas, kejujuran, inisiatif dan kreativitas.
4. Semakin berkurangnya tekanan-tekanan, intrik-intrik yang dapat membuat stress bahkan produktivitas kerja semakin meningkat. Hal ini karena karyawan memperoleh perasaan-perasaan aman, kepercayaan diri, penghargaan dalam keberhasilan kerjanya atau bahkan bisa mengembangkan karier dan potensi dirinya secara optimal.
5. Banyaknya karyawan yang dapat mengembangkan kariernya sesuai dengan potensinya melalui pelayanan pendidikan (education), pelatihan (training) dan konseling (counseling) dalam aspek kognitif, afektif dan psikomotorik. Semua ini bisa menjadikan tujuan organisasi tercapai dan produktivitas kerja meningkat akhirnya kesejahteraan karyawan terjamin.
2. Dampak Negatif Konflik
Dampak negatif konflik (Wijono, 1993, p.2), sesungguhnya disebabkan oleh kurang efektif dalam pengelolaannya yaitu ada kecenderungan untuk membiarkan konflik tumbuh subur dan menghindari terjadinya konflik. Akibatnya muncul keadaan-keadaan sebagai berikut:
1. Meningkatkan jumlah absensi karyawan dan seringnya karyawan mangkir pada waktu jam-jam kerja berlangsung seperti misalnya ngobrol berjam-jam sambil mendengarkan sandiwara radio, berjalan mondar-mandir menyibukkan diri, tidur selama pimpinan tidak ada di tempat, pulang lebih awal atau datang terlambat dengan berbagai alasan yang tak jelas.
2. Banyak karyawan yang mengeluh karena sikap atau perilaku teman kerjanya yang dirasakan kurang adil dalam membagi tugas dan tanggung jawab.
Seringnya terjadi perselisihan antar karyawan yang bisa memancing kemarahan, ketersinggungan yang akhirnya dapat mempengaruhi pekerjaan, kondisi psikis dan keluarganya.
3. Banyak karyawan yang sakit-sakitan, sulit untuk konsentrasi dalam pekerjaannya, muncul perasaan-perasaan kurang aman, merasa tertolak oleh teman ataupun atasan, merasa tidak dihargai hasil pekerjaannya, timbul stres yang berkepanjangan yang bisa berakibat sakit tekanan darah tinggi, maag ataupun yang lainnya.
4. Seringnya karyawan melakukan mekanisme pertahanan diri bila memperoleh teguran dari atasan, misalnya mengadakan sabotase terhadap jalannya produksi, dengan cara merusak mesin-mesin atau peralatan kerja, mengadakan provokasi terhadap rekan kerja, membuat intrik-intrik yang merugikan orang lain.
5. Meningkatnya kecenderungan karyawan yang keluar masuk dan ini disebut labor turn-over. Kondisi semacam ini bisa menghambat kelancaran dan kestabilan organisasi secara menyeluruh karena produksi bisa macet, kehilangan karyawan potensial, waktu tersita hanya untuk kegiatan seleksi dan memberikan latihan dan dapat muncul pemborosan dalam cost benefit.
Konflik yang tidak terselesaikan dapat merusak lingkungan kerja sekaligus orang-orang di dalamnya, oleh karena itu konflik harus mendapat perhatian. Jika tidak, maka seorang manajer akan terjebak pada hal-hal seperti:
1. Kehilangan karyawan yang berharga dan memiliki keahlian teknis. Dapat saja mereka mengundurkan diri. Manajer harus menugaskan mereka kembali, dan contoh yang paling buruk adalah karena mungkin Manajer harus memecat mereka.
2. Menahan atau mengubah informasi yang diperlukan rekan-rekan sekerja yang lurus hati agar tetap dapat mencapai prestasi.
3. Keputusan yang lebih buruk yang diambil oleh perseorangan atau tim karena mereka sibuk memusatkan perhatian pada orangnya, bukan pada masalahnya.
4. Kemungkinan sabotase terhadap pekerjaan atau peralatan. Seringkali dimaklumi sebagai faktor “kecelakaan” atau “lupa”. Namun, dapat membuat pengeluaran yang diakibatkan tak terhitung banyaknya.
5. Sabotase terhadap hubungan pribadi dan reputasi anggota tim melalui gosip dan kabar burung. Segera setelah orang tidak memusatkan perhatian pada tujuan perubahan, tetapi pada masalah emosi dan pribadi, maka perhatian mereka akan terus terpusatkan ke sana.
6. Menurunkan moral, semangat, dan motivasi kerja. Seorang karyawan yang jengkel dan merasa ada yang berbuat salah kepadanya tidak lama kemudian dapat meracuni seluruh anggota tim. Bila semangat sudah berkurang, manajer akan sulit sekali mengobarkannya kembali.
7. Masalah yang berkaitan dengan stres. Ada bermacam-macam, mulai dari efisiensi yang berkurang sampai kebiasaan membolos kerja. (Stevenin,2000 : 131-132).
Strategi Mengatasi Konflik
Menurut Stevenin (2000, pp.134-135), terdapat lima langkah meraih kedamaian dalam konflik. Apa pun sumber masalahnya, lima langkah berikut ini bersifat mendasar dalam mengatasi kesulitan:
1. Pengenalan
Kesenjangan antara keadaan yang ada diidentifikasi dan bagaimana keadaan yang seharusnya. Satu-satunya yang menjadi perangkap adalah kesalahan dalam mendeteksi (tidak mempedulikan masalah atau menganggap ada masalah padahal sebenarnya tidak ada).
2. Diagnosis
Inilah langkah yang terpenting. Metode yang benar dan telah diuji mengenai siapa, apa, mengapa, dimana, dan bagaimana berhasil dengan sempurna. Pusatkan perhatian pada masalah utama dan bukan pada hal-hal sepele.
3. Menyepakati suatu solusi
Kumpulkanlah masukan mengenai jalan keluar yang memungkinkan dari orang-orang yang terlibat di dalamnya. Saringlah penyelesaian yang tidak dapat diterapkan atau tidak praktis. Jangan sekali-kali menyelesaikan dengan cara yang tidak terlalu baik. Carilah yang terbaik.
4. Pelaksanaan
Ingatlah bahwa akan selalu ada keuntungan dan kerugian. Hati-hati, jangan biarkan pertimbangan ini terlalu mempengaruhi pilihan dan arah kelompok.
5. Evaluasi
Penyelesaian itu sendiri dapat melahirkan serangkaian masalah baru. Jika penyelesaiannya tampak tidak berhasil, kembalilah ke langkah-langkah sebelumnya dan cobalah lagi.
Stevenin (1993 : 139-141) juga memaparkan bahwa ketika mengalami konflik, ada hal-hal yang tidak boleh dilakukan di tengah-tengah konflik, yaitu:
1. Jangan hanyut dalam perebutan kekuasaan dengan orang lain. Ada pepatah dalam masyarakat yang tidak dapat dipungkiri, bunyinya: bila wewenang bertambah maka kekuasaan pun berkurang, demikian pula sebaiknya.
2. Jangan terlalu terpisah dari konflik. Dinamika dan hasil konflik dapat ditangani secara paling baik dari dalam, tanpa melibatkan pihak ketiga.
3. Jangan biarkan visi dibangun oleh konflik yang ada. Jagalah cara pandang dengan berkonsentrasi pada masalah-masalah penting. Masalah yang paling mendesak belum tentu merupakan kesempatan yang terbesar.
Menurut Wijono (1993 : 42-125) strategi mengatasi konflik, yaitu:
1. Strategi Mengatasi Konflik Dalam Diri Individu (Intraindividual Conflict)
Menurut Wijono (1993 : 42-66), untuk mengatasi konflik dalam diri individu diperlukan paling tidak tujuh strategi yaitu:
1) Menciptakan kontak dan membina hubungan
2) Menumbuhkan rasa percaya dan penerimaan
3) Menumbuhkan kemampuan /kekuatan diri sendiri
4) Menentukan tujuan
5) Mencari beberapa alternatif
6) Memilih alternatif
7) Merencanakan pelaksanaan jalan keluar
2. Strategi Mengatasi Konflik Antar Pribadi (Interpersonal Conflict)
Menurut Wijono (1993 : 66-112), untuk mengatasi konflik dalam diri individu diperlukan paling tidak tiga strategi yaitu:
1) Strategi Kalah-Kalah (Lose-Lose Strategy)
Beorientasi pada dua individu atau kelompok yang sama-sama kalah. Biasanya individu atau kelompok yang bertikai mengambil jalan tengah (berkompromi) atau membayar sekelompok orang yang terlibat dalam konflik atau menggunakan jasa orang atau kelompok ketiga sebagai penengah.
Dalam strategi kalah-kalah, konflik bisa diselesaikan dengan cara melibatkan pihak ketiga bila perundingan mengalami jalan buntu. Maka pihak ketiga diundang untuk campur tangan oleh pihak-pihak yang berselisih atau barangkali bertindak atas kemauannya sendiri. Ada dua tipe utama dalam campur tangan pihak ketiga yaitu:
a. Arbitrasi (Arbitration)
Arbitrasi merupakan prosedur di mana pihak ketiga mendengarkan kedua belah pihak yang berselisih, pihak ketiga bertindak sebagai hakim dan penengah dalam menentukan penyelesaian konflik melalui suatu perjanjian yang mengikat.
b. Mediasi (Mediation)
Mediasi dipergunakan oleh Mediator untuk menyelesaikan konflik tidak seperti yang diselesaikan oleh abriator, karena seorang mediator tidak mempunyai wewenang secara langsung terhadap pihak-pihak yang bertikai dan rekomendasi yang diberikan tidak mengikat.
2) Strategi Menang-Kalah (Win-Lose Strategy)
Dalam strategi saya menang anda kalah (win lose strategy), menekankan adanya salah satu pihak yang sedang konflik mengalami kekalahan tetapi yang lain memperoleh kemenangan.
Beberapa cara yang digunakan untuk menyelesaikan konflik
dengan win-lose strategy (Wijono, 1993 : 44), dapat melalui:
a. Penarikan diri, yaitu proses penyelesaian konflik antara dua atau lebih pihak yang kurang puas sebagai akibat dari ketergantungan tugas (task independence).
b. Taktik-taktik penghalusan dan damai, yaitu dengan melakukan tindakan perdamaian dengan pihak lawan untuk menghindari terjadinya konfrontasi terhadap perbedaan dan kekaburan dalam batas-batas bidang kerja (jurisdictioanal ambiquity).
c. Bujukan, yaitu dengan membujuk pihak lain untuk mengubah posisinya untuk mempertimbangkan informasi-informasi faktual yang relevan dengan konflik, karena adanya rintangan komunikasi (communication barriers).
d. Taktik paksaan dan penekanan, yaitu menggunakan kekuasaan formal dengan menunjukkan kekuatan (power) melalui sikap otoriter karena dipengaruhi oleh sifat-sifat individu (individual traits).
e. Taktik-taktik yang berorientasi pada tawar-menawar dan pertukaran persetujuan sehingga tercapai suatu kompromi yang dapat diterima oleh dua belah pihak, untuk menyelesaikan konflik yang berkaitan dengan persaingan terhadap sumber-sumber (competition for resources) secara optimal bagi pihak-pihak yang berkepentingan.
3) Strategi Menang-Menang (Win-Win Strategy)
Penyelesaian yang dipandang manusiawi, karena menggunakan segala pengetahuan, sikap dan keterampilan menciptakan relasi komunikasi dan interaksi yang dapat membuat pihak-pihak yang terlibat saling merasa aman dari ancaman, merasa dihargai, menciptakan suasana kondusif dan memperoleh kesempatan untuk mengembangkan potensi masing-masing dalam upaya penyelesaian konflik. Jadi strategi ini menolong memecahkan masalah pihak-pihak yang terlibat dalam konflik, bukan hanya sekedar memojokkan orang.
Strategi menang-menang jarang dipergunakan dalam organisasi dan industri, tetapi ada 2 cara didalam strategi ini yang dapat dipergunakan sebagai alternatif pemecahan konflik interpersonal yaitu:
a. Pemecahan masalah terpadu (Integrative Problema Solving) Usaha untuk menyelesaikan secara mufakat atau memadukan kebutuhan-kebutuhan kedua belah pihak.
b. Konsultasi proses antar pihak (Inter-Party Process Consultation) Dalam penyelesaian melalui konsultasi proses, biasanya ditangani oleh konsultan proses, dimana keduanya tidak mempunyai kewenangan untuk menyelesaikan konflik dengan kekuasaan atau menghakimi
salah satu atau kedua belah pihak yang terlibat konflik
3. Strategi Mengatasi Konflik Organisasi (Organizational Conflict)
Menurut Wijono (1993, pp.113-125), ada beberapa strategi yang bisa dipakai untuk mengantisipasi terjadinya konflik organisasi diantaranya adalah:
1) Pendekatan Birokratis (Bureaucratic Approach)
Konflik muncul karena adanya hubungan birokratis yang terjadi secara vertikal dan untuk menghadapi konflik vertikal model ini, manajer cenderung menggunakan struktur hirarki (hierarchical structure) dalam hubungannya secara otokritas. Konflik terjadi karena pimpinan berupaya mengontrol segala aktivitas dan tindakan yang dilakukan oleh bawahannya. Strategi untuk pemecahan masalah konflik seperti ini biasanya dipergunakan sebagai pengganti dari peraturan-peraturan birokratis untuk mengontrol pribadi bawahannya. Pendekatan birokratis (Bureaucratic Approach) dalam organisasi bertujuan mengantisipasi konflik vertikal (hirarkie) didekati dengan cara menggunakan hirarki
struktural (structural hierarchical).
2) Pendekatan Intervensi Otoritatif Dalam Konflik Lateral (Authoritative Intervention in Lateral Conflict)
Bila terjadi konflik lateral, biasanya akan diselesaikan sendiri oleh pihak-pihak yang terlibat konflik. Kemudian jika konflik tersebut ternyata tidak dapat diselesaikan secara konstruktif, biasanya manajer langsung melakukan intervensi secara otoratif kedua belah pihak.
3) Pendekatan Sistem (System Approach)
Model pendekatan perundingan menekankan pada masalah-masalah kompetisi dan model pendekatan birokrasi menekankan pada kesulitan-kesulitan dalam kontrol, maka pendekatan sistem (system Approach) adalah mengkoordinasikan masalah-masalah konflik yang muncul.
Pendekatan ini menekankan pada hubungan lateral dan horizontal antara fungsi-fungsi pemasaran dengan produksi dalam suatu organisasi.
4) Reorganisasi Struktural (Structural Reorganization)
Cara pendekatan dapat melalui mengubah sistem untuk melihat kemungkinan terjadinya reorganisasi struktural guna meluruskan perbedaan kepentingan dan tujuan yang hendak dicapai kedua belah pihak, seperti membentuk wadah baru dalam organisasi non formal untuk mengatasi konflik yang berlarut-larut sebagai akibat adanya saling ketergantungan tugas (task interdependence) dalam mencapai kepentingan dan tujuan yang berbeda sehingga fungsi organisasi menjadi kabur.
Labels
KESEKRETARIATAN
Sekretarismu sangat menentukan keberhasilan rencana-rencanamu dan
kalau saja dia mau, bisa saja dia menghancurkanmu lebih cepat
daripada pesaing-pesaingmu ataupun aturan-aturan lainnya” ~ pram220509
~*~
“Salah satu elemen dalam kegiatan kemahasiswaan adalah kesekretariatan atau populer dikenal sebagai tugas seorang sekretaris. Bidang yang satu ini sangat identik dengan hal-hal yang berbau administrasi, surat-menyurat dan hal-hal lain yang sering dianalogikan tugas juru ketik yang dengan mulianya mengurusi surat, arsip, membuat proposal, menyelesaikan laporan pertanggung jawaban dimana keseluruhan kegiatan tersebut adalah salah satu unsur penunjang pelaksanaan suatu kegiatan. Akan tetapi, faktanya saat ini antusiasme rekan-rekan mahasiswa mulai menurun untuk terlibat dalam bidang ini, bahkan kalah nge-trend dibandingkan dengan bidang-bidang kegiatan yang lainnya.”“Benar!!! Apakah karena pergerakannya yang selalu hanya di belakang layar? Padahal mungkin saja hal itu akibat fenomena kurang paham akan fungsi dan asyiknya kesekretariatan. Sebaiknya janganlah memandang dari satu sisi saja serta mengabaikan fakta besarnya peranan kesekretariatan. So, kenapa hal ini mesti dibiarkan terjadi dan bagaimana menyikapinya? Demikianlah keadaan yang selama ini berlangsung dan semoga kesadaran membawa perubahan yang berarti! Selanjutnya selamat menikmati kejelasan apa itu?… Dari edisi pertama mengungkap dunia administrasi kesekretariatan organisasi kemahasiswaan.”
“Jatuh bangun dunia ini salah satunya ditentukan
dari kemampuan mengatur komunikasi informasi ~ pram160506”
- Sexy Secretary
”Apabila kita mencari seorang sekretaris setidak-tidaknya dia adalah seorang bodyguard, seorang pengawal gerbang, seorang diplomat, ataupun seorang yang berjiwa jenderal (Mafia Marchiavelli)”
DEFINISIBanyak buku-buku hasil pemikiran para pelopor perkembangan manajemen ilmiah memberikan batasan yang berbeda mengenai administrasi dan sering memberikan pemahaman yang rumit untuk membedakan antara definisi administrasi dan manajemen.
“Secara klasik, manajemen adalah ilmu atau seni tentang bagaimana menggunakan sumber daya secara efisien, efektif dan rasional untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya (Muninjaya, 2004)”
Istilah administrasi berasal dari kata latin ”ad + ministered” yang mempunyai pengertian membantu, melayani, atau memenuhi. Administrasi (Administration atau Administratie) adalah rangkaian kegiatan penataan yang dilakukan oleh sekelompok orang melalui usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.
“Administrasi adalah ilmu atau seni yang mempelajari kerjasama sekelompok orang dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan bersama (White)”
Sedangkan Kesekretariatan dapat diartikan sebagai keseluruhan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran (surat-menyurat) dan tugas-tugas bantuan lainnya dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi.
Oleh karena itu pengertian Administrasi Kesekretariatan adalah keseluruhan proses pelaksanaan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan tugas-tugas bantuan lainnya, dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi.
Lazim pula diIndonesia bahwa penggunaan administrasi kesekretariatan dapat digantikan dengan kata ketatausahaan. Tata Usaha berarti segenap rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, mengendalikan, mengirim dan menyimpan informasi atau keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerjasama (Liang Gie).
”Empat aktor utama Organisasi adalah Kepemimpinan, Kesekretarian,
Keuangan dan Sumber Daya ~ pram160506”
POKOK PIKIRANDari pembahasan pengertian diatas, maka dapat disarikan beberapa pokok pikiran dalam Administrasi Kesekretariatan antara lain :
1. Rangkaian Penataan
Ciri yang membedakan kegiatan administrasi umumnya dengan aktivitas lainnya yang dilakukan sekelompok orang. Ketatausahaan merupakan proses penyelenggaraan dan penyediaan keterangan adalah wujud rangkaian dari beberapa kegiatan dan tidak mungkin bersifat tunggal. Adapun bentuk-bentuk pola penataan, yaitu
- Merencanakan (Planning)
- Menyusun (Arranging)
- Menghimpun (Collecting)
- Mencatat (Recording)
- Mengolah (Processing)
- Mengendalikan (Controlling)
- Mengirim (Transfering)
- Menyimpan (Filing)
Merupakan unsur terpenting dalam kehidupan administrasi kesekretariatan khususnya dan organisasi pada umumnya. Berupa kumpulan sumber daya manusia dengan jumlah minimal dua orang dan maksimal tidak terbatas.
3. Usaha Kerjasama
Adalah upaya bersama yang dilakukan sekelompok orang dalam suatu organisasi untuk suatu maksud tertentu dan tidak akan berhasil apabila hanya dilakukan oleh satu orang saja. Didalam usaha kerjasama ini akan tampak suatu hierarki organisasi, perencanaan program dan arah kebijakan yang jelas.
4. Orientasi Tujuan
Yang dimaksud dengan tujuan dalam administrasi kesekretariatan adalah orientasi dengan perbuatan-perbuatan nyata untuk memenuhi pencapaian target yang diperjuangkan bersama, berupa kebutuhan rohani dalam pemberian jasa dan kebutuhan jasmani (kualitas output).
Dengan demikian tampak jelas bahwa Administrasi Kesekretariatan tidak hanya sekedar pekerjaan membuat, mengirim dan menyimpan surat-surat saja. Akan tetapi lebih dari itu yang meliputi segenap proses penyelenggaraan, penataan dan penyusunan pekerjaan yang menunjang kehidupan organisasi untuk mencapai suatu tujuan.
Dari pokok-pokok pikiran tersebut, maka dapat digambarkan proses penerapan Administrasi Kesekretariatan, yakni sebagai berikut :
TUJUAN
Pelaksanaan Administrasi Kesekretariatan memiliki tujuan antara lain :
- Memperlancar lalu-lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik internal maupun eksternal.
- Mengamankan rahasia organisasi.
- Mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi organisasi yang berguna bagi kelancaraan pelaksanaan fungsi manajemen.
FUNGSI
Adapun fungsi dasar Administrasi Kesekretariatan adalah sebagai berikut :
- Mengadakan pencatatan atau recording semua kegiatan manajemen.
- Sebagai alat pelaksanaan pusat ketatausahaan.
- Pengendali informasi internal dan eksternal organisasi
- Sebagai alat komunikasi organisasi.
- Sebagai alat pelaksana pemegang rahasia organisasi.
- Sentral teknologi transfer informasi.
- Sebagai pusat dokumentasi atau master file.
Keseluruhan fungsi utama Ketatausahaan tersebut haruslah dilaksanakan dalam suatu sistem yang telah disepakati bersama dalam suatu organisasi. Hal ini disebabkan prioritas betapa pentingnya peranan administrasi kesekretariatan dalam fungsi sebagai sumber informasi dan gambaran pertanggungjawaban kelak. Hendaknya juga dalam prakteknya kehidupan nyata suatu organisasi, kegiatan penunjang ini dilaksanakan dengan menerapkan prinsip efisien, efektif, rasional dan produktif.
RUANG LINGKUP
Secara sederhana, maka dapat dijabarkan ruang lingkup umum kegiatan administrasi kesekretariatan adalah meliputi :
- Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan tugas pekerjaan surat-menyurat yang meliputi perencanaan, pembuatan, penerimaan, pencatatan, pengolahan, pendisposisian, pendistribusian, dan penyimpanan surat.
- Menyelenggarakan tata hubungan komunikasi secara internal maupun eksternal organisasi dengan tetap berada dalam satu kesatuan komando.
- Menyelenggarakan dan mengatur pertemuan atau rapat-rapat.
- Menyelenggarakan kegiatan organisasi yang bersifat rahasia.
- Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu atau kunjungan.
- Menyelenggarakan pengaturan aktivitas sekretariat sebagai tempat organisasi.
- Menyelenggarakan tugas bantuan lain yang bersifat menunjang dan menyediakan fasilitas teknologi transfer informasi, terutama untuk mengkoordinasikan pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan pokok organisasi.
PRINSIP
Berikut ini beberapa prinsip dasar sebagai pedoman guna menjalankan kegiatan administrasi kesekretariatan dengan baik adalah antara lain :
- Jelas. Memiliki maksud, tujuan dan arah yang tepat guna dan masuk akal.
- Sederhana. Ciptakan proses administrasi kesekretariatan yang praktis.
- Fleksibel. Bersifat tidak kaku dan memungkinkan adanya improvisasi.
- Bermetode. Dilandasi perhitungan matang demi tercapainya tujuan.
- Sistem Kesatuan. Berada dalam suatu lingkaran sistem komando organisasi.
Dalam pembahasan kali ini, fokus dari pembahasan penatalaksanaan Administrasi Kesekretariatan adalah mengenali, mengerti dan memahami hal-hal yang mencangkup penjelasan dinamika peranan dari Sekretaris, seluk-beluk kegiatan surat-menyurat, penanganan ekspedisi surat, pengarsipan dokumen organisasi dan sistem transfer informasi.
Dinamika Sekretaris
Secara tidak langsung dalam kesuksesan perjalanan suatu organisasi sangat tergantung dari peran yang dilakoni oleh individu seorang Sekretaris beserta perangkat sumber daya kesekretariatannya. Seorang Sekretaris adalah aktor utama sebagai konseptor (Initiator) dalam dunia ketatausahaan dimana dalam melakukan kewajibannya haruslah didukung anggota kesekretariatan yang bertindak sebagai pekerja (Worker) dan memiliki fasilitas sekretariat organisasi atau teknologi penunjang lainnya.
Pada dasarnya, pekerjaan Sekretaris dapat dibagi menjadi tiga tugas, yaitu :
1. Tugas Rutin
Adalah tugas-tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi tanpa menunggu instruksi khusus dari pimpinan atau sudah harus dilaksanakan tanpa menunggu waktu, sesuai dengan yang telah diterapkan dalam uraian deskripsi tugas yang meliputi :
- Menyusun dan mengurusi surat (Korespondensi).
- Menata arsip dokumen (berkas).
- Menerima dan melayani tamu organisasi.
- Mengatur jadwal acara kegiatan internal dan eksternal organisasi.
- Menyiapkan pembuatan laporan kegiatan organisasi.
Ialah tugas-tugas yang tidak selalu dilaksanakan oleh Sekretaris setiap hari, tetapi hanya dilakukan oleh sekretaris bila ada instruksi khusus dari pimpinan.
3. Tugas Kreatif
Merupakan tugas atas prakarsa Sekretaris, yakni tanpa diminta atau diperintah oleh pimpinan. Tugas ini merupakan hasil pertimbangan sekretaris tentang perlu tidaknya sesuatu hal dikerjakan, sehingga dapat membantu kelancaran pencapaian tujuan organisasi dan meringankan beban pekerjaan pimpinan yang meliputi :
- Membuat perencanaan program kerja.
- Pemantapan kepribadian dan pengembangan diri.
- Efisiensi dan efektifitas pekerjaan.
- Memahami peraturan atau keadaan organisasi tempat bekerja
Nah senang khan jd……organisatoris……selalu bisa berbuat banyak utk teman!
Admistrasi Surat
Pengertian SuratSurat adalah media tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain yang berfungsi untuk menyampaikan informasi berita dan alat komunikasi. Surat merupakan faktor utama ketatausahaan guna memperlancar tercapainya tujuan organisasi. Oleh karena itu, surat harus dibuat dengan baik agar tidak terjadi bias komunikasi dan salah informasi yang dapat merubah pandangan berbagai pihak terhadap organisasi.
Fungsi Surat
Fungsi-fungsi dari surat adalah sebagai berikut :
- Sebagai alat komunikasi tertulis.
- Pedoman untuk bertindak dan mengambil keputusan.
- Duta perwakilan dari suatu organisasi.
- Sebagai indikator pengukur kegiatan organisasi
- Dokumentasi tertulis dari suatu organisasi.
Dalam realitas kehidupan suatu organisasi yang ingin memiliki administrasi kesekretariatan yang baik, maka diperlukan penerapan prinsip surat (7C), yaitu :
- Lengkap (Completeness)
- Ringkas (Conciseness)
- Pertimbangan (Consideration)
- Konkrit (Concreteness)
- Jelas (Clarity)
- Sopan (Courtesy)
- Benar (Corectness)
Adapun prasyarat surat yang baik adalah sebagai berikut :
- Jelas siapa yang dituju dan siapa pengirimnya.
- Terang dan jelas apa maksud surat tersebut.
- Kalimat dan bahasanya harus tepat, yaitu bahasa Indonesia yang baku, gaya bahasa yang lugas, tegas, sopan dan hormat.
- Menyajikan fakta yang benar dan lengkap.
- Tidak menggunakan singkatan-singkatan yang tidak lazim.
- Tidak menggunakan kata-kata yang tidak lazim dan kurang dimengerti masyarakat.
- Singkat, sederhana dan efisien
Salah satu hal yang menentukan serasi atau tidaknya surat adalah bentuk surat yang digunakan. Kesesuaian bentuk surat akan menimbulkan kesan yang baik bagi penerima surat. Terdapat berbagai macam bentuk surat dalam surat menyurat resmi, yaitu :
- Bentuk Resmi (Official Style)
- Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)
- Bentuk Lurus (Block Style/Modified Block Style)
- Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) ; jenis yg lazim digunakan
- Bentuk Sederhana (Simplified Style)
- Bentuk Lekuk (Indented Style)
- Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph)
- Bentuk Lurus dengan Perihal atau ”Pokok Surat” (Subject Notice)
Sifat surat menurut keamanannya dapat dibedakan menjadi :
1. Surat Sangat Rahasia
Surat yang informasinya memerlukan tingkat pengamanan yang sangat tinggi dan hanya boleh diketahui oleh pihak yang berhak menerima. Biasanya dipakai untuk dokumen, dan naskah yang sangat erat hubungannya dengan keamanan negara.
2. Surat Rahasia
Surat yang informasinya memerlukan tingkat pengamanan tinggi, erat hubungannya dengan keamanan kedinasan dan hanya boleh diketahui oleh pihak yang berwenang.
3. Surat Terbatas
Surat yang informasinya terbatas hanya boleh diketahui beberapa pihak yang ditentukan oleh pengirim sebelumnya, isinya mengandung kepentingan yang mengikat dan memerlukan tindak lanjut.
4. Surat Terbuka (Biasa)
Surat yang informasinya boleh diketahui banyak pihak, tidak memerlukan pengamanan khusus dan tidak perlu untuk ditindak lanjuti.
Sedangkan derajat surat berdasarkan urgenitas penyampaian dan penyelesaiannya, yaitu sebagai berikut :
1. Surat Sangat Segera (Kilat)
Derajat surat yang isinya harus segera diketahui oleh penerima dan realisasi penyelesaiannya harus secepatnya dilakukan pada kesempatan pertama.
2. Surat Segera
Derajat surat yang maksudnya harus segera diketahui atau ditanggapi oleh penerima.
3. Surat Biasa
Tidak memerlukan prioritas dalam penyampaian dan penyelesaiannya.
Jenis Surat
Macam-macam surat menurut :
1. Wujud :
- Kartu Pos
- Telegram
- Warkat Pos
- Surat Pengantar
- Surat Bersampul
- Pengumuman
- Memorandum
- Nota
- Surat Pemberitahuan
- Surat Susulan
- Surat Perintah
- Surat Keputusan
- Surat Permintaan
- Surat Laporan
- Surat Pengantar
- Surat Perjanjian
- Surat Panggilan atau Undangan
- Surat Penawaran
- Surat Pribadi
- Surat Edaran
- Surat Dinas
- Surat Niaga
- Surat Sosial
- Surat Biasa (Terbuka)
- Surat Terbatas
- Surat Rahasia
- Surat Sangat Rahasia
- Surat Biasa
- Surat Segera
- Surat Sangat Segera (Kilat)
- Surat Masuk
- Surat Keluar
- Surat Internal
- Surat Eksternal
Bagian Surat
Urutan sederhana bagian-bagian dari suatu surat resmi adalah sebagai berikut :
1. Kepala (Kop) SuratSurat resmi biasanya ditulis pada kertas yang memiliki kop surat yang disusun dengan lay-out yang menarik, tetapi harus tetap sesuai standar baku organisasi tersebut. Pada kepala surat dapat dicetak hal-hal yang merupakan identitas organisasi, yaitu :
- Nama Institusi atau Kepanitiaan.
- Alamat atau sekretariat organisasi.
- Nomor telepon, Contact Person, Faximile, Website, Homepage dan Email.
- Lambang Institusi atau Kepanitiaan.
2. Nomor Surat
Setiap surat resmi hendaknya diberi nomor dengan tujuan untuk :
- Memudahkan pengarsipan surat.
- Memudahkan perhitungan jumlah surat keluar atau masuk dalam periode tertentu.
- Menunjukan sumber dalam kegiatan surat-menyurat dengan merujuk nomor surat yang dibalas atau ditindaklanjuti.
Posisi nomor surat ada dua jenis, yaitu :
- Dalam surat berperihal, maka nomor surat ditempatkan di bagian kiri atas surat, tepat di bawah kepala surat.
- Dalam surat berjudul, maka nomor surat diletakkan di bawah judul surat.
Penulisan tanggal untuk surat resmi yang memakai kepala surat adalah tidak wajib diawali dengan nama kota, karena telah tercantum pada kepala surat. Penulisan tanggal, bulan dan tahun mutlak tidak boleh disingkat atau divariasikan, dan nama bulan tidak boleh diganti dengan angka.
4. Lampiran
Dokumen yang merupakan satu kesatuan dengan surat pengantarnya. Lampiran diletakkan di bagian kiri atas, dibawah nomor surat. Yang dicantumkan hanya jumlahnya (halaman atau eksemplar). Namun pada isi surat disampaikan juga bahwa surat tersebut ada lampirannya dan isi dari lampiran tersebut.
5. Hal atau Perihal
Sebagai petunjuk tentang masalah pokok surat yang identik fungsinya dengan judul. Surat yang biasanya ditulis dengan sistem judul, misalnya surat keputusan, surat perjanjian, surat perintah, dan surat penugasan. Ada juga surat yang ditulis baik dengan sistem judul maupun perihal, misalnya surat permohonan, surat undangan, dan surat edaran. Adapun beberapa ketentuan penulisan perihal, yaitu :
- Perihal surat tidak boleh ditulis dengan huruf kapital karena huruf kapital hanya dipakai untuk judul surat. Juga berperan menjadi pembeda antara surat yang memiliki perihal dengan surat yang memiliki judul.
- Pada akhir perihal tidak diberi tanda titik.
- Bila kalimat perihal lebih dari satu baris, maka jarak pengetikan antar baris adalah satu spasi.
Kata yang terhormat atau disingkat Yth. Biasa dipakai jika surat ditujukan kepada seseorang yang dihormati atau jika surat ditujukan kepada seseorang dengan menuliskan nama jabatannya yang diikuti nama organisasi. Tetapi bila ditujukan kepada suatu organisasi tidak perlu dibubuhi Yth. Pada akhir setiap baris, termasuk baris terakhir yang berisi nama kota (daerah) tidak diberi tanda titik.
7. Isi surat
- Pendahuluan (kalimat pembukaan isi surat wajib ditulis singkat dan jelas)
- Isi pokok (uraian lugas sebagai inti isi surat)
- Penutup (kalimat yang mengakhiri isi surat)
- Nama Jabatan Penandatangan.
- Nama Terang Penandatangan, ditulis dengan cetak tebal dan digaris bawah, tanpa kurung buka dan tutup.
- NIP (Nomor Induk Pegawai) atau NIM (Nomor Induk Mahasiswa), seyogyanya diwajibkan keberadaannya sebagai identitas.
- Cap (Stempel) Institusi atau Kepanitiaan
- Tembusan, ditujukan pada pihak-pihak yang berwenang, memerlukan atau berhubungan dengan isi surat.
Penanganan Surat
Penanganan Surat Masuk Dan Surat Keluar
Penanganan surat adalah kegiatan pemprosesan surat yang dimulai dari penerimaan surat masuk, pengolahan atau penyelesaiannya sampai dengan surat tersebut disimpan sebagai arsip. Sedangkan untuk surat keluar dimulai dari perintah atau instruksi pembuatan surat sampai surat-surat tersebut dikirimkan dan tindasannya disimpan.
Keterangan :
- Surat masuk setelah diterima oleh petugas penerima surat selanjutnya surat dipilah-pilah menjadi surat pribadi dan surat dinas.
- Kemudian diserahkan pada sekretaris untuk dilakukan pencatatan atau pengagendaan. Adapun contoh kolom Buku Agenda Surat Masuk adalah sebagai berikut :
- Kemudian surat dibaca pimpinan untuk didisposisikan yang biasanya dibubuhkan di bagian kiri bawah yang kosong atau di bagian kiri atas sebelum salam pembuka.
- Apabila surat telah selesai diolah, surat didistribusikan sesuai disposisi.
- Selanjutnya diserahkan kepada Kesekretariatan untuk disimpan dan dicatat lagi dalam form arsip surat masuk. Adapun form arsip surat masuk adalah sebagai berikut :
Keterangan :
- Pimpinan memberikan instruksi kepada sekretaris untuk membuat surat.
- Setelah menerima perintah, sekretaris membuat dan menyusun konsep surat sesuai dengan permintaan dan persetujuan pimpinan.
- Setelah konsep surat disetujui, sekretaris melakukan penomoran dan pencatatan surat pada buku agenda surat keluar. Adapun contoh kolom Buku Agenda Surat Keluar adalah sebagai berikut :
- Konsep surat diserahkan pada bidang kesekretariatan untuk diketik.
- Surat yang telah selesai diketik diserahkan pada sekretaris untuk dilakukan pengecekan kembali. Jika ada kesalahan, surat diserahkan kembali kepada kesekretariatan untuk diperbaiki.
- Surat yang telah siap akan diserahkan kepada pimpinan untuk ditandatangani.
- Surat yang telah ditandatangani dilipat dan dimasukkan ke sampul dan diserahkan kepada ekspeditor untuk dicatat dalam buku ekspedisi dan selanjutnya dikirim. Adapun contoh kolom Buku Ekspedisi adalah sebagai berikut :
- Arsip surat diserahkan kepada kesekretariatan untuk disimpan dan dicatat dalam form arsip surat keluar. Adapun Form Arsip Surat Keluar adalah sebagai berikut :
Langganan:
Postingan (Atom)